Il existe un contrôle encore trop méconnu, mais dont l’impact peut être bien réel pour les organismes de formation : le contrôle qualité piloté par le GIE D²OF. Pensé comme un outil de vérification a posteriori des actions financées sur fonds publics, ce contrôle ne vise pas à labelliser ou à certifier – il vérifie, concrètement, que les engagements pris ont bien été tenus. Et ce, sur la base d’un référentiel bien précis, propre au GIE.
Alors, à quoi faut-il s’attendre quand on est OF ou CFA ? Qui mène ce contrôle ? Et surtout, comment s’y préparer sans attendre qu’un courriel tombe dans la boîte mail ? On fait le point.
Un contrôle qualité… mais pas une certification
À la différence d’un audit de type Qualiopi®, ici, il ne s’agit pas de valider la qualité globale d’un organisme de formation, mais bien de vérifier que les formations financées par des fonds publics (ou mutualisés) ont été réalisées dans les règles. Le GIE D²OF a construit un référentiel qui pose les fondations de ce contrôle qualité.
Autrement dit, ce n’est pas votre fonctionnement global qui est examiné, mais des actions précises, déjà financées, sur lesquelles le GIE (ou un organisme mandaté) vient regarder de près les documents, les preuves de réalisation, les pratiques concrètes.
Le GIE D²OF – Datadock regroupe :
- Les 11 OPCO
- Les 17 ATpro représentés par Certif’pro
- ANFH
- AGEFICE
- FIF PL
- RÉGION NORMANDIE
Le ton est posé : il s’agit de garantir que l’argent public a été utilisé conformément aux engagements contractuels.
À qui s’adresse ce contrôle ?
Tout organisme ayant reçu un financement de la part d’un membre du GIE D²OF peut être concerné. Cela inclut les CFA, les OF privés, les structures associatives… Peu importe le statut : dès lors qu’un financement a été versé, le contrôle peut être enclenché.
Ce n’est donc pas une procédure volontaire. Il s’agit d’un droit de regard des financeurs, fondé sur le Code du travail, et inscrit dans une logique de transparence. Le référentiel est clair : le contrôle peut être réalisé à distance ou sur place, et porte sur un échantillon représentatif d’actions financées.
Ce que le référentiel D²OF attend de vous
Le référentiel qualité D²OF est organisé en 6 critères et 19 indicateurs, qui couvrent tout le cycle de vie de l’action de formation : de la transparence de l’offre jusqu’à la gestion des sous-traitants, en passant par le suivi pédagogique, l’évaluation, les preuves de réalisation, ou encore la communication avec les financeurs.
Parmi les thématiques abordées :
- La transparence des offres de formation
- La conception personnalisée des parcours
- La conformité des justificatifs transmis aux financeurs
- L’assiduité des stagiaires
- Le profil des formateurs
- Les relations avec d’éventuels sous-traitants
Il ne s’agit pas seulement de cocher des cases. Le contrôle s’attache à des éléments objectifs, vérifiables, documentés. Par exemple :
- Avez-vous bien fourni aux stagiaires les informations nécessaires en amont ?
- La formation correspondait-elle au besoin exprimé et contractualisé ?
- Avez-vous des preuves tangibles de la réalisation des heures ?
- Les certificats délivrés sont-ils authentifiables, traçables ?
Le référentiel distingue des non-conformités mineures ou majeures, et impose de fournir certains éléments de preuve essentiels (à titre d’exemple, les livrets d’accueil, les feuilles d’émargement, les déroulés pédagogiques…) complétés, si nécessaire, par des documents complémentaires.
Se préparer à D²OF (même si on n’est pas encore contrôlé)
On le sait : quand une action est terminée, il est souvent plus compliqué de reconstituer les éléments de preuve ou de justifier certaines pratiques. Le bon réflexe est donc de préparer ses dossiers de manière proactive, comme si chaque formation pouvait être contrôlée demain.
Cela passe par une bonne organisation documentaire, une communication claire avec les équipes, et une sensibilisation des formateurs aux exigences du référentiel. En cas de recours à la sous-traitance, il faut également pouvoir justifier du cadre contractuel, des évaluations réalisées et des moyens de suivi mis en place.
Autre point important : la traçabilité financière. L’un des indicateurs les plus sensibles concerne les documents transmis aux financeurs – BPF, certificats, pièces justificatives – qui doivent être fiables, exacts, et vérifiables à tout moment.
Ce que ce contrôle dit (aussi) de la maturité des OF
Ce contrôle qualité est souvent perçu comme une contrainte. Mais il peut aussi être lu comme un révélateur de maturité organisationnelle. Un organisme bien préparé, capable de justifier de ses actions, de tracer ses pratiques, de démontrer la réalité de sa prestation, montre aussi qu’il est digne de confiance.
C’est un signal positif, non seulement pour les financeurs, mais aussi pour les partenaires, les prescripteurs et les bénéficiaires eux-mêmes.
En conclusion
Le contrôle qualité D²OF ne doit pas être perçu comme un piège ou une épreuve redoutable, mais bien comme une étape naturelle du financement public. C’est un dispositif qui s’inscrit dans une logique de responsabilité partagée : les financeurs financent, les organismes s’engagent… et rendent compte.
Et si vous voulez aborder sereinement ce contrôle, le meilleur conseil reste encore le plus simple : agir comme si chaque formation était contrôlée – dès le premier jour.
FAQ – Tout ce que vous vous demandez sur le contrôle qualité du GIE D²OF
Qui peut déclencher un contrôle D2OF ?
Le contrôle peut être initié par tout financeur membre du GIE D²OF. Cela inclut les OPCO, Régions, ou autres organismes finançant des formations sur fonds publics ou mutualisés.
À quel moment le contrôle peut-il avoir lieu ?
Il s’agit d’un contrôle a posteriori : il intervient après le versement des fonds, sur des actions déjà réalisées. Vous pouvez être contacté à tout moment après la fin d’une formation.
Est-ce qu’un organisme certifié Qualiopi® est exempté ?
Non. La certification Qualiopi concerne la démarche qualité globale de l’organisme. Le contrôle D²OF, lui, vérifie la conformité des actions financées. Les deux dispositifs sont complémentaires, mais indépendants.
Quelle est la durée d’un contrôle ?
Cela dépend du format (sur place ou à distance) et du volume de formations contrôlées. En général, il faut prévoir une à plusieurs demi-journées pour la mise à disposition des documents, les échanges et les vérifications.
Quels types de documents faut-il fournir ?
Cela varie selon les indicateurs visés, mais on vous demandera typiquement :
- contrats/conventions de formation,
- déroulés pédagogiques,
- justificatifs de présence,
- certificats de réalisation,
- livret d’accueil,
- preuves de communication ou de personnalisation,
- documents transmis aux financeurs (dont BPF).
Une liste précise est fournie dans le référentiel D²OF.
Et si je ne retrouve pas certains documents ?
En cas d’absence d’élément de preuve essentiel, cela peut entraîner une non-conformité, mineure ou majeure selon l’indicateur. L’objectif du contrôle n’est pas de sanctionner, mais de vérifier. Si vous identifiez en amont des points faibles, il est encore temps de mettre en place des correctifs ou d’archiver les pièces manquantes.
Puis-je être accompagné pour me préparer ?
Oui. Certains cabinets spécialisés (dont nous !) accompagnent les OF et CFA pour auditer leurs pratiques, mettre à jour leurs procédures et préparer les éléments de preuve attendus. Un bon accompagnement peut éviter bien des frayeurs le jour J.
