France compétences a publié en octobre 2026 de nouvelles versions de ses notices d’aide au dépôt sur demande, pour le RNCP comme pour le Répertoire spécifique. Par rapport aux versions de septembre 2024, plusieurs attendus se précisent : promotions, pièces justificatives, contrôle des évaluations, co-certification. Voici ce qu’il faut retenir si vous préparez un dépôt ou un renouvellement.
Une notice d’aide n’est pas un texte réglementaire. C’est le mode d’emploi de la téléprocédure Certifpro : elle dit quoi renseigner, dans quel panneau, avec quelles pièces. Quand elle évolue, c’est donc la manière de construire et de présenter votre dossier qui change.
Les changements ci-dessous sont issus d’une comparaison des notices « sur demande » de septembre 2024 et d’octobre 2026. Ils concernent les organismes de formation, CFA et autres acteurs qui portent une certification en tant que certificateur. Pour les questions de fond (critères d’enregistrement, valeur d’usage, attendus de la commission), la référence reste le Vademecum de France compétences, auquel les notices renvoient désormais dès leur première page.
Promotions : une règle différente pour une création et pour un renouvellement
C’est l’évolution la plus structurante pour les certifications RNCP. En 2024, la notice demandait au moins deux promotions de titulaires. En 2026, le nombre attendu dépend de la nature de la demande.
| Septembre 2024 | Octobre 2026 | |
|---|---|---|
| Création d’une certification | Au moins 2 promotions | Au moins 1 promotion |
| Renouvellement | Au moins 2 promotions | Toutes les promotions de la certification déjà enregistrée |
À noter : la notice RNCP 2026 demande au moins une promotion pour une création, mais mentionne toujours au minimum deux procès-verbaux de jury par certificateur. En cas de doute sur votre situation, le support Certifpro et le Vademecum restent les références.
Pour un renouvellement, la notice précise une réserve : les données de l’année civile en cours et de l’année précédente sont attendues sous réserve de leur disponibilité. Il reste possible d’ajouter des promotions supplémentaires si elles éclairent l’insertion professionnelle des certifiés.
Le calcul des taux d’insertion ne change pas : il se fait sur le nombre de répondants aux enquêtes, hors poursuite d’études, et non sur le nombre total de certifiés.
Un outil de collecte des indicateurs restructuré
L’outil Excel de collecte des indicateurs individuels reste requis. Sa structure évolue : l’onglet unique « Outil de collecte » laisse place à trois onglets.
- Données Parcours : obligatoire
- Données évaluations : obligatoire
- Données insertion : obligatoire pour le RNCP, facultatif pour le RS
Le modèle se télécharge dans le panneau [Promotions], en mode édition. Un onglet « Notice » est à lire avant de le compléter.
En pratique : si vous préparez un renouvellement, la question n’est plus de sélectionner vos deux meilleures promotions. Il s’agit de disposer de données fiables sur l’ensemble des promotions depuis l’enregistrement. Un suivi organisé au fil de l’eau (parcours, résultats d’évaluation, enquêtes d’insertion) fait gagner un temps considérable au moment du dépôt.
Contrôle des moyens et des évaluations : des pièces plus précises
Les notices 2026 renforcent ce que le certificateur doit décrire, et démontrer, sur la maîtrise de son dispositif.
Nouvelles pièces sur les moyens techniques, pédagogiques et d’encadrement
Deux pièces apparaissent dans la liste des documents à joindre.
- La description des procédures de contrôle des moyens techniques, pédagogiques et d’encadrement mis en œuvre pour les formations ou les parcours VAE suivis par les promotions (notice RNCP).
- La démonstration de la mise en œuvre de ces procédures de contrôle (notices RNCP et RS).
La nuance compte : décrire une procédure ne suffit pas, il faut aussi montrer qu’elle est appliquée.
Trois nouveaux points attendus sur l’organisation des évaluations
Les documents sur l’organisation des épreuves couvraient déjà le rôle du responsable des épreuves, l’habilitation du jury, la convocation des candidats, le déroulement, la communication des résultats, le rattrapage, la délivrance, le traitement des dysfonctionnements, la régulation et les voies de recours. Trois points s’ajoutent en 2026 :
- Les évaluations à distance : la procédure dédiée et la prévention des situations de fraude.
- Le contrôle des actions de formation ou de VAE suivies par les promotions, et de l’ensemble des modalités d’organisation des épreuves.
- Le contrôle du réseau de partenaires et de co-certificateurs, y compris les procédures d’habilitation.
En pratique : ces attendus rejoignent une logique déjà familière aux organismes engagés dans une démarche qualité. Des procédures écrites, appliquées et tracées (comptes rendus de contrôle, grilles d’audit des partenaires, suivi des incidents en évaluation à distance) constituent la matière première de ces pièces. Mieux vaut les construire dans le fonctionnement courant qu’au moment de rédiger le dossier.
Co-certification, correspondances, blocs, intitulé : des précisions à anticiper
Co-certificateurs : des pièces pour chacun
En 2024, le déposant devait joindre l’ensemble de ses conventions de co-certification. En 2026, l’ajout d’un co-certificateur s’accompagne, pour chacun d’eux :
- de son identification dans l’annuaire de la plateforme (ou de la saisie complète de ses informations s’il n’y figure pas) ;
- d’un document légal attestant son existence juridique ;
- du bulletin n° 3 du casier judiciaire de son dirigeant ;
- de la convention de partenariat entre les co-certificateurs.
Si vous portez une certification à plusieurs, il est utile de réunir ces pièces tôt auprès de vos partenaires. Le bulletin n° 3 doit dater de moins de trois mois.
Correspondances : un document obligatoire dès le dépôt
Le document d’identification des correspondances entre certifications était demandé lors d’une modification des correspondances sur une fiche publiée. Il devient obligatoire dès le dépôt, au RNCP comme au RS. Le modèle est téléchargeable dans le panneau [Lien avec d’autres certifications].
Blocs de compétences : indiquer leur nature (RNCP)
Chaque bloc doit désormais être qualifié de « tronc commun » ou d’« optionnel ». Cette saisie est obligatoire pour pouvoir envoyer le dossier. « Tronc commun » est la valeur par défaut : pensez à la modifier si votre architecture comporte des blocs optionnels.
Les règles déjà connues restent valables : pas de numéro dans l’intitulé des blocs (un code est attribué automatiquement) et pas de numérotation des compétences à l’intérieur d’un bloc.
Intitulé : une règle de forme
Pour l’homogénéité des répertoires, l’intitulé de la certification ne doit comporter aucune majuscule, sauf au premier mot. La règle s’applique au RNCP et au RS, et s’ajoute aux exigences existantes : pas d’écriture inclusive et, pour le RNCP, aucune référence à une marque, une technique ou une méthode.
Instruction et vie de la fiche : ce qui se clarifie
Pendant l’instruction
- Une fois la demande jugée complète, vous êtes informé par mail du nom et des coordonnées de l’instructeur en charge de votre dossier.
- Vous pouvez toujours abandonner votre demande avant son passage en commission. En 2026, la notice demande d’en préciser le motif ; l’abandon reste validé par France compétences.
Après la publication de la fiche
Champs modifiables (RNCP). La liste évolue. S’ajoutent : la nature des blocs, les prérequis à l’entrée en formation et à la validation pour chaque bloc, les anciennes certifications et les promotions. À l’inverse, les voies d’accès et le Formacode sont explicitement cités parmi les informations non modifiables, avec l’intitulé, le code NSF et le niveau.
Ajout de partenaires. Il n’est possible que si cette modalité a été prévue dès le dossier initial, avec une procédure formelle d’habilitation. C’est un point à intégrer dès la conception si vous envisagez de développer un réseau.
Liste des partenaires au format .xls. Trois règles sont précisées :
- un nouveau fichier déposé remplace intégralement le précédent ;
- un fichier vide supprime la liste des partenaires ;
- un partenaire présent à la fois dans le fichier et dans la saisie unitaire est retiré de la saisie unitaire, pour éviter les doublons.
La saisie unitaire reste limitée à 20 partenaires et c’est le seul mode possible pour un organisme sans SIRET. Les partenaires sont toujours publiés immédiatement, sans validation de France compétences.
Changement de SIRET. La notice distingue désormais deux situations :
| Situation | Ce qui est possible |
|---|---|
| SIRET qui change, même SIREN (ex. déménagement) | Transfert global (dossiers en cours et fiches actives) ou transfert d’une fiche active |
| SIREN différent (changement d’entité juridique) | Transfert fiche par fiche, en deux étapes : le cédant initie et justifie la cession, le cessionnaire accepte et dépose sous un mois le bulletin n° 3 de son dirigeant |
Dans tous les cas, ces démarches demandent le profil « gestionnaire d’entité », et l’entité de destination doit exister dans l’annuaire de la plateforme. La notice donne des exemples de justificatifs de cession : acte de cession, extrait de procès-verbal d’assemblée générale, document cosigné par les dirigeants des deux entités.
Ce qui ne figure plus dans la notice
Les notices 2024 détaillaient les critères d’examen (9 pour le RNCP, 6 pour le RS) et les issues possibles en commission (avis favorable, défavorable, ajournement, recours). Ces passages n’apparaissent plus dans les versions 2026, qui renvoient au Vademecum. Cela ne signifie pas que ces critères ont changé : ils sont simplement traités dans un autre document.
En résumé : les points à vérifier avant votre prochain dépôt
Les notices 2026 ne bouleversent pas la procédure. Elles précisent surtout ce que le certificateur doit être capable de montrer : un suivi complet de ses promotions, des contrôles réellement appliqués et un réseau maîtrisé.
- Pour un renouvellement : disposer des données de toutes les promotions depuis l’enregistrement
- Compléter les trois onglets de l’outil de collecte des indicateurs
- Décrire et démontrer le contrôle des moyens techniques, pédagogiques et d’encadrement
- Couvrir les évaluations à distance, le contrôle des formations suivies et le contrôle du réseau
- Réunir les pièces de chaque co-certificateur
- Joindre le document d’identification des correspondances
- Indiquer la nature de chaque bloc (tronc commun ou optionnel)
- Vérifier les majuscules de l’intitulé
Sources : Notice d’aide RNCP, octobre 2026 · Notices d’aide France compétences
