La certification Qualiopi est devenue le passage obligé pour mobiliser les financements publics et mutualisés, mais surtout, un cadre structurant pour garantir la qualité des prestations et la lisibilité du marché.
Pour beaucoup d’organismes, l’enjeu n’est plus de savoir si Qualiopi est nécessaire : c’est de comprendre comment elle fonctionne et comment s’y préparer sereinement.
Alors aujourd’hui, on refait un point sur ce qu’est Qualiopi, comment mettre en oeuvre votre démarche de certification et vous permettre de comprendre les exigences du RNQ.
Qualiopi en pratique : un cadre, un référentiel, une logique qualité
Qualiopi repose sur un référentiel unique — le RNQ — qui s’applique à quatre catégories de prestations :
actions de formation, apprentissage, bilans de compétences et VAE.
Ce référentiel décrit les exigences attendues d’un organisme en matière d’information au public, d’accompagnement, d’adaptation aux publics, de moyens pédagogiques, de gestion des compétences, de veille, de suivi et d’amélioration.
Le principe fondateur est très simple : démontrer, preuves à l’appui, que ce qui est prévu est effectivement mis en œuvre.
C’est toute la logique des audits Qualiopi : vérifier la cohérence entre les intentions, les moyens engagés et les pratiques réelles.
Le RNQ repose également sur un socle d’indicateurs jugés essentiels, car transversaux : notamment les indicateurs 1, 2, 3, 4, 11, 12, 18, 19, 21, 22, 23, 30, 31 et 32, toujours vérifiés lors de l’audit initial et de la surveillance, que vous soyez nouvel entrant ou non.
Le cycle de certification : trois audits, trois logiques
La certification Qualiopi fonctionne sur un cycle de trois ans, rythmé par trois audits : l’audit initial, l’audit de surveillance et l’audit de renouvellement.
À chaque étape, l’auditeur vérifie la conformité de l’organisme au référentiel et peut signaler des écarts appelés non-conformités.
Les comprendre permet de mieux anticiper l’audit, mais aussi de piloter sa démarche qualité de manière plus sereine.
L’audit initial : poser les bases de la certification
L’audit initial est la première grande étape du cycle Qualiopi : c’est lui qui permet d’obtenir le certificat en vérifiant que l’organisme respecte les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ) et que son système est suffisamment structuré pour démarrer sur de bonnes bases.
Avant même de fixer une date, un dossier doit être constitué avec l’organisme certificateur : contrat de certification signé, règlement de l’audit, puis formulaire de préparation complété avec les pièces obligatoires (preuve d’existence juridique, organigramme fonctionnel, dernier BPF ou état comptable détaillé, description des activités et modalités : présentiel, distanciel, alternance, certifiant, AFEST…). Tant que ce dossier n’est pas complet et revu, l’audit ne peut pas être planifié.
L’audit initial se déroule obligatoirement sur site, même si l’organisme n’a pas de locaux « classiques » ou travaille beaucoup à distance : l’objectif est de pouvoir échanger avec l’équipe, accéder aux documents et, si nécessaire, visiter les espaces utilisés.
Concrètement, la journée d’audit suit généralement trois temps forts :
- La réunion d’ouverture, où l’auditeur présente le déroulé, rappelle le contexte et les objectifs, précise les indicateurs qui seront évalués et cadre les échanges afin de poser un climat de confiance. De votre côté, vous présenterez la structure, ses activités, les parties prenantes…
- L’évaluation des indicateurs, à partir d’un ou plusieurs dossiers échantillonnés : l’auditeur pose des questions ouvertes, analyse les documents, vérifie la conformité des processus (information au public, accueil, accompagnement, évaluation, moyens, compétences, veille, amélioration…) au regard du guide de lecture du RNQ. L’enjeu n’est pas de « piéger » l’organisme, mais de démontrer, preuves à l’appui, la bonne mise en œuvre des exigences.
- La réunion de clôture, où l’auditeur restitue ses constats : indicateurs conformes, éventuels écarts, points forts observés, axes de progrès et délais à respecter en cas de non-conformités à traiter.
À l’issue de l’audit, l’auditeur rend un rapport d’audit, mais la décision de certification est prise par l’organisme certificateur après revue du dossier complet (grille d’audit, traitement des éventuels écarts, rapport final). En cas de décision favorable, le certificat Qualiopi® est émis pour une durée de trois ans, ouvrant la voie à la suite du cycle : audit de surveillance, puis audit de renouvellement.
L’audit de surveillance : vérifier que le système tient la route dans la durée
En milieu de cycle, entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant l’obtention (ou le renouvellement) de la certification, l’audit de surveillance vient vérifier que le Référentiel National Qualité est bien appliqué au quotidien, dans sa version en vigueur, et que le certificat peut être maintenu.
Avant cet audit, l’organisme met à jour son dossier : description actualisée des activités (nouvelles formations, AFEST, alternance, formations certifiantes, sous-traitance, etc.), dernier BPF, organigramme fonctionnel, éventuels changements juridiques ou organisationnels, choix des modalités d’audit (distanciel / présentiel) et période souhaitée.
Le jour J, l’auditeur va concentrer son regard sur trois grands volets :
- Les non-conformités précédentes : il vérifie comment elles ont été traitées, si les actions correctives ont réellement été mises en œuvre et si le risque identifié est désormais maîtrisé.
- Les évolutions de l’organisme : nouvelles prestations ou modalités (distanciel, e-learning, sous-traitance…), changement d’équipe, déménagement, réorganisation… tout changement significatif peut entraîner la vérification d’indicateurs non audités lors de l’initial.
- Les exigences transversales : les indicateurs socles (4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31, 32) seront obligatoirement audités.
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L’audit de renouvellement : démontrer la stabilité et la maturité du système qualité
L’audit de renouvellement est le troisième temps fort du cycle Qualiopi. Il permet de prolonger la certification pour une nouvelle période de trois ans, en vérifiant que l’organisme reste conforme au Référentiel National Qualité (RNQ) et que son système qualité tient la route dans la durée. Comme l’audit initial, il se déroule obligatoirement sur site, avec une durée équivalente et un examen de l’ensemble des indicateurs applicables.
Sur le plan calendaire, l’audit de renouvellement doit impérativement avoir lieu avant la date d’échéance du certificat en cours, et dans des délais compatibles avec la levée d’éventuelles non-conformités majeures. En pratique, il est recommandé de le programmer plusieurs mois avant la fin de validité (souvent 3 à 4 mois) pour conserver une continuité de certification et éviter toute rupture d’éligibilité aux financements publics et mutualisés.
Comme pour les autres audits, la planification passe par un dossier de préparation. L’organisme doit actualiser les informations transmises : description des activités et des modalités (présentiel, distanciel, alternance, AFEST, certifications…), sites concernés, derniers éléments financiers ou BPF, organigramme fonctionnel, éventuels changements juridiques ou organisationnels. Tant que ce dossier n’est pas complet et revu par le certificateur, l’audit ne peut pas être définitivement planifié.
Le jour J, le déroulé ressemble à celui d’un audit initial, mais avec un regard plus marqué sur la trajectoire de l’organisme :
- réunion d’ouverture pour rappeler le contexte, le périmètre et les modalités de l’audit ;
- examen des indicateurs appliqués à des actions réellement réalisées sur le cycle, en s’appuyant sur des dossiers récents ;
- focus particulier sur le traitement des non-conformités relevées aux audits précédents, sur les actions d’amélioration mises en œuvre, sur la prise en compte des évolutions (nouvelles offres, nouveaux sites, nouvelles modalités) et sur le bon usage de la marque Qualiopi et de son logo.
À l’issue de la journée, l’auditeur restitue ses constats (conformités, points forts, axes de progrès, éventuelles NC) lors de la réunion de clôture. L’organisme dispose alors d’un délai réglementaire pour lever les non-conformités, en particulier les majeures (3 mois maximum), avant que le certificateur ne rende sa décision de renouvellement. Un audit mal préparé ou réalisé trop tard peut conduire à une suspension, voire à un retrait de la certification, avec perte temporaire ou durable de l’accès aux financements et obligation, dans certains cas, de repasser par un audit initial complet.
Non-conformité mineure / majeure : ce que cela signifie réellement
Lors d’un audit, un écart constaté entre la pratique de l’organisme et les exigences d’un indicateur du RNQ donne lieu à une non-conformité.
Ces écarts ne sont jamais formulés de manière vague : l’auditeur doit les décrire de façon précise, factuelle, et compréhensible, en expliquant ce qui manque et pourquoi cela pose un risque pour la qualité de la prestation.
La non-conformité mineure : un écart partiel mais significatif
Une NC mineure indique que l’indicateur est partiellement respecté. Les exigences sont globalement présentes, mais un élément manque, n’est pas actualisé, ou n’est pas totalement maîtrisé.
→ La certification peut être accordée, mais l’organisme doit corriger l’écart dans un délai maximum de trois moisen proposant une action corrective qui supprime le risque identifié.
La non-conformité majeure : un écart important qui empêche la conformité
Une NC majeure signifie que l’indicateur n’est pas rempli, soit parce que les preuves sont absentes, soit parce que l’écart compromet clairement la qualité ou la sécurité de la prestation.
→ Une NC majeure bloque la certification tant qu’elle n’est pas corrigée.
Dans le cadre d’une surveillance ou d’un renouvellement, elle peut conduire à une suspension de la certification si elle n’est pas levée dans les délais.
Certains indicateurs ne peuvent jamais être mineurs
Certains indicateurs, car essentiels au fonctionnement même de la prestation (accueil, adaptation, sécurité, conformité réglementaire…), ne peuvent conduire qu’à des NC majeures.
On parle des indicateurs socles :
Certains indicateurs, car essentiels au fonctionnement même de la prestation (accueil, adaptation, sécurité, conformité réglementaire…), ne peuvent conduire qu’à des NC majeures.
On parle des indicateurs socles :
Certains indicateurs, car essentiels au fonctionnement même de la prestation (accueil, adaptation, sécurité, conformité réglementaire…), ne peuvent conduire qu’à des NC majeures.
On parle des indicateurs socles :
4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32.
L’idée est simple : sur ces attentes fondamentales, un écart, même léger, crée un risque trop important pour être considéré comme mineur.
Conclusion
Que vous découvriez Qualiopi ou que vous soyez déjà certifié, revenir aux fondamentaux du référentiel permet de mieux comprendre ce que les audits viennent réellement vérifier. Derrière les indicateurs, les preuves et les non-conformités, l’enjeu reste le même : rendre vos prestations plus lisibles, plus structurées et plus sécurisées pour vos publics comme pour vos financeurs.
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