Le mois dernier, j’ai eu l’opportunité d’intervenir dans le podcast d’Elliot Boucher, le co-fondateur d’Edusign.
Pour compléter ce podcast, je vous ai proposé un premier article « comment et pourquoi devenir auditeur » en juin dernier ; pour le mois de Juillet, je vous propose d’approfondir le sujet des retours d’audit (ils sont nombreux de la part des audités, mais pas si nombreux de la part des auditeurs)
De quoi allons nous parler ?
- on abordera les 3 choses indispensables à faire avant tout audit de certification,
- on se posera la question de savoir s’il y a des organismes qui réussissent mieux la certification,
- on parlera des pratiques et outils innovants constatés, pour finir sur un bilan de la certification Qualiopi, 3 ans plus tard.
Bonne lecture et écoute 👇
3 indispensables à faire avant tout audit de certification Qualiopi
Indispensable#1 : lire le référentiel
L’indispensable à faire pour tout organisme qui souhaite s’engager dans la démarche de certification ; lire le référentiel… avant l’audit ! Oui, vous pensez que c’est du « bon sens » pour la plus part d’entre vous, mais je ne vous cache pas que j’ai réalisé de nombreux audits où les audités n’avaient pas pris la pleine mesure de ce qui était demandé.
J’ai conscience que le référentiel peut être difficile à décortiquer, mais aujourd’hui, chaque organisme dispose de nombreuses ressources sur le web et ailleurs pour l’appréhender.
Et non, tout n’est pas payant ! Par exemple, cet article s’inscrit dans la 26ème édition de notre newsletter Form’actu, contenu totalement gratuit qui peut vous aider à appréhender la certification Qualiopi (et bien d’autres sujets)
Indispensable#2 : utiliser le guide de lecture avec modération
Le législateur a mis en avant un guide de lecture, qui reprend les indicateurs et qui apportent des exemples d’éléments de preuve. Sans en critiquer la contenance, car il a le mérite d’avoir aidé de nombreux audités et auditeurs dans l’appropriation des indicateurs, il faut cependant être vigilant quant au sens que l’on donne aux informations que l’on s’approprie.
En effet, les nombreux exemples du guide de lecture ne s’adaptent pas à toutes vos habitudes de travail. Est-ce pertinent de créer un organigramme quand vous travaillez seul ? Il est donc nécessaire d’adapter les propositions à votre organisation.
Indispensable#3 – éviter de réinventer l’eau chaude
Quand vous préparez votre organisme à passer la certification, prenez le temps de vous poser et de constater ce que vous faites déjà.
De trop nombreux audités ont décidé de tout changer « parce que c’est plus simple », pour se conformer aux exigences du référentiel, alors que certaines pratiques qu’ils dispensent depuis plusieurs années correspondent aux exigences du référentiel
Faites un état des lieux et ajustez, créez uniquement les éléments qui vous manquent. Une démarche qualité doit être une habitude de travail, pas une check list à cocher.
Les organismes qui réussissent le mieux la certification
Quels sont les organismes qui réussissent « le mieux » la certification ? Vague question.
Par « réussir mieux », j’entends deux éléments
– 1/ l’organisme qui a passé l’audit de certification avec très peu d’écart – le système pensé fonctionne au regard des exigences
– 2/ le travail réalisé pour l’obtention de la certification a été, in fine, bénéfique (meilleure structuration, travail d’équipe, valorisation des missions…)
De mon retour d’expérience, ce sont les organismes de petites tailles qui ont démontré de réelles qualités sur ces deux points. Contrairement à ce que l’on pouvait penser, l’agilité de ces entreprises fait souvent la différence, notamment dans la prise de décision immédiate et l’adaptation constante au changement.
Egalement, on peut citer les organismes qui ont fait le choix d’introduire à juste dose la digitalisation dans leur organisation : automatisation, traçabilité, maintien d’une qualité de service identique quelque soit les actions… sont autant d’éléments clés de succès qui permettent de présenter plus sereinement une démarche de certification.
Mais la réelle clé du succès, selon moi, c’est d’éviter de proposer des actions qui ne seront jamais tenues ; Il est nécessaire de défendre le sens des actions que l’on mène, et de ne pas les faire « que » pour répondre à l’exigence d’un référentiel.
Les pratiques et outils innovants
Ai-je été témoin de pratiques et d’outils innovants ? La réponse est oui.
Je peux citer, notamment, des objets promotionnels originaux (ex : une sorte de rubis cube avec l’ensemble du programme et des informations clés qui permet de s’approprier des concepts d’un point de vue ludique) mais aussi de nombreuses pratiques de gestion des communautés d’apprenants en recentrant la valeur du formateur sur le développement des compétences des stagiaires.
L’innovation est souvent constatée dans l’appropriation d’une pratique au service de l’amélioration du service global ; c’est exactement ce que recherche une démarche qualité.
Après plus de 3 ans, Qualiopi on en pense quoi ?
3 ans déjà !
Dans le cadre de mon expérience d’audit, j’ai souvent eu cette conclusion de la part des audités
« Qualiopi est une contrainte, parce que cette démarche s’est imposée à nous, ce n’était pas un choix de notre part. In fine, ce système nous permet d’avoir une meilleure organisation, gagner en efficacité et améliorer la qualité de notre service. Egalement, nous sommes en mesure, avec un peu plus d’organisation, de répondre et de satisfaire à plus de demandes »
Ce constat, je le partage aussi. N’oublions pas qu’Opens est également centre de formation et de bilan de compétences, et que nous passons aussi, par l’étape « audit ». Si je prends nos activités bilan de compétences, aujourd’hui, grâce à la démarche engagée, je peux confirmer que nous avons amélioré notre qualité de services ; nous avons des prestataires qui apprécient travailler avec le cabinet parce que c’est « carré » ; quand je ne suis pas en mesure de piloter l’action, mon associé peut prendre le relai rapidement grâce à la traçabilité des différentes étapes. Certes, nous avons engagé un investissement temps conséquent au départ ; aujourd’hui, nous en constatons les bénéfices, tant sur la satisfaction des bénéficiaires et des équipes, que sur notre capacité à croitre notre chiffre d’affaire sans impacter négativement le service rendu.
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Un grand merci à Formation Innovation pour m’avoir permis d’échanger sur de nombreux sujets dans le cadre de l’épisode #33 – Les secrets de l’accompagnement à la certification Qualiopi – Virginie Christen
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Bon été 🙂
