Qualiopi® : les trois erreurs que le confinement m’a empêchée de faire

Pour ceux et celles qui suivent mes aventures, vous n’êtes pas sans savoir que je devais passer la certification qualité Qualiopi® pour mon organisme le 18 mars dernier (j’en parle dans l’article « comment choisir son certificateur ») – confinement oblige, cette dernière a été reportée, dans un premier temps le 04 mai, puis en définitive, le 12 mai. Retour sur cette préparation quelque peu bousculée.

Je ne vais pas vous mentir ; la semaine avant le passage présumé de la certification Qualiopi®, j’ai réalisé un « sprint qualité » – je n’irai pas jusqu’à dire que le « cordonnier est le plus mal chaussé », mais comme j’avais consacré beaucoup de temps et d’énergie dans l’accompagnement de mes clients vers l’obtention de cette certification qualité, j’avoue avoir mis mon organisation interne dans la case « important- pas urgent ». Et comme une certification qualité n’est pas à prendre à la légère, j’avais prévu une grosse semaine de travail pour vérifier l’adéquation de mes procédures avec la réalité terrain. Le 16 mars, tout était en ordre pour le 18 mars. Finalement, l’audit aura lieu presque deux mois plus tard.

Question : si j’étais prête pour la date initiale, qu’est-ce que les deux mois supplémentaires ont pu m’apporter ?

#1 Prendre du recul sur son propre fonctionnement pour ne pas faire de son système qualité une usine à gaz

Si vous avez déjà travaillé avec moi, vous savez que c’est mon leitmotiv – « Faire de son système qualité une habitude de travail et non une contrainte ».

La prise de recul « imposée » m’a permis de revoir à tête reposée certaines de mes pratiques, notamment sur la dématérialisation des éléments d’un parcours de formation. Alors que mes formulaires de contacts, mes tests de positionnements initiaux se font entièrement dématérialisés, la passation des tests de positionnement finaux et des évaluations en fin de formation étaient en version papier uniquement. Pourquoi ? Car je voulais « être sûr d’avoir tous les éléments ». Résultat des courses – le dépouillement se fait manuellement, prend beaucoup de temps, et génère un stress supplémentaire pour être dans les temps. La certification Qualiopi® ne m’a pas imposé de m’organiser comme ça ; c’est moi qui aie mal analysé mon environnement de travail.

#2 Le chemin est aussi important que le résultat

Si vous faîtes des « efforts » pour obtenir votre certification Qualiopi®, vous en ferez à chaque audit. Cette période de confinement m’a également fait réaliser que mon sprint qualité était l’erreur à ne plus jamais commettre. Cette semaine avant audit avait un objectif noble : sécuriser et rassurer. Elle n’a fait ni l’un ni l’autre ; Ce fut une semaine stressante, qui n’a servi qu’à me poser les mauvaises questions et surtout prendre les mauvaises décisions. La raison ? La raison du travail amorcé était uniquement tourné vers le résultat (la certification) plutôt que dans la compréhension de l’attendu global. Plus la semaine avançait, moins j’avais de temps avant le jour J, et je me suis mise à réfléchir uniquement sous l’angle « est-ce que j’ai tous les éléments pour l’obtenir ? » au lieu de penser « comment mon organisation répond naturellement aux indicateurs qualité, et le cas échéant, comment intégrer une pratique qualité en harmonie avec l’organisation déjà en place ? ».

#3 Ne pas oublier que notre démarche s’intègre dans une logique d’amélioration continue

Avant le 16 mai, mon entourage me demandait pourquoi je passais autant de temps à préparer cette certification « tu fais des audits qualité, tu accompagnes des organismes vers l’obtention de cette certification, je ne vois pas ce que tu dois faire de plus ». Je n’irai pas jusqu’à dire qu’ils avaient 100% raison – une certification doit se préparer, qui que vous soyez – mais ils ont mis le doigt sur un état d’esprit : le perfectionnisme. Je voulais que tout soit parfait ; paradoxe total avec la logique d’amélioration continue. Sans compter que la perfection n’existe pas. Au lieu de m’acharner à corriger sur 250 exemplaires le « r » en trop, j’ai plutôt réfléchi à identifier l’origine du problème et mettre en place une mesure préventive permettant d’éviter que le problème ne se reproduise (ou du moins fortement le limiter, l’erreur reste indéniablement humaine).

Pour la suite, verdict le 12 mai 😊

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