FAQ

Mis à jour 12/04/2023

Cette Foire Aux Questions est dédiée à la Réforme de la formation professionnelle et à la certification R.N.Q « Qualiopi ».

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Certification R.N.Q «Qualiopi»

Est-ce que j’ai besoin de faire certifier mon OF ?

Seules les actions concourant au développement des compétences qui sont financées en direct par les entreprises et les particuliers ne sont pas impactées par la certification. Autrement dit, si vous possédez un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) et qu’une entreprise ou un particulier utilisent des financements autres que ses fonds propres pour rémunérer vos actions, vous devrez vous acquitter de la certification.

Qu’est-ce que Qualiopi® ?

Qualiopi est la marque de certification qualité des prestataires d’actions de formation (OPAC). C’est le nom officiel qui a été attribué à la certification dite « R.N.Q ». Cette marque pourra être délivrée par des organismes certificateurs retenus par le Comité français d’accréditation (Cofrac)..

Si mon OF est certifié mais que je ne fais pas de formation dans l'année, est-ce que je perds ma certification ?

Si mon OF est certifié mais que je ne fais pas de formation dans l’année, est-ce que je perds ma certification ?

Non, votre certification est délivrée à l’issue de l’audit initial, et vérifiée lors de l’audit de surveillance – si vous n’avez pas réalisé de formations concourant au développement des compétences, et que vous avez levé les écarts s’il y en avait lors de l’audit initial, votre certification reste valable. Cela dit, lors de l’audit de renouvellement, posez-vous la question de la nécessité de cette certification ?

Je viens de créer mon OF, est-ce judicieux de le faire certifier alors que je n'ai pas réalisé de formation ?

Je viens de créer mon OF, est-ce judicieux de le faire certifier alors que je n’ai pas réaliser de formation ?

Oui, et vous serez considérer comme « nouvel entrant » lors de l’audit initial – Vous fournirez les outils que vous avez prévu d’utiliser pour les futures formations. Leur mise en application sera vérifiée lors de l’audit de surveillance.

Quel lien entre COFRAC et QUALIOPI® ?

Afin d’assurer l’impartialité du processus de certification comme défini par la réglementation, le Ministère du Travail a fait le choix de la mise en place d’un dispositif sous accréditation. Ainsi, quel que soit le certificateur choisi, les modalités d’audit et de certification seront identiques, ce qui garantie aux prestataires d’actions concourant au développement des compétences une équité de traitement Histoire : le Cofrac a été sollicité par la Direction générale à l’emploi et à la formation professionnelle (DGEFP) dès 2017 pour participer à de nombreuses décisions, comme celles liées à la réflexion concernant le nouveau référentiel ou encore sur les différentes dispositions propres à la certification. C’est en 2019, que Le Ministère du Travail a confié au Cofrac la responsabilité d’accréditer selon la norme NF EN ISO/IEC 17065 – relative à la certification des produits, services et processus – les organismes certificateurs intervenant auprès des prestataires de formation.

Que se passe-t-il si je n’ai pas fait certifier mon organisme en 2022 ?

L'obligation de certification est au 1er Janvier 2022 (initialement, au 01/01/2021). À l'issu de cette date, si votre organisme n'est pas certifié Qualiopi®, vous ne démontrez plus votre conformité à l'article 6 de la loi du 05 Septembre 2018, et vous vous exposez à un non référencement ou à l'absence de financement. Cette question renvoie directement aux raisons de la réforme professionnelle et le souhait, des organismes publics et paritaires, de s'assurer qu'ils financent des formations respectant un référentiel qualité commun.

Labels & Référencement

Mon OF est datadocké, est-ce que je dois quand même le faire certifier ?

Oui, car le référencement Datadock ne vous permettra plus de démontrer votre conformité à l’article 6 de la loi du 05 septembre 2018 à compter du 30/12/2020 (surement prolongé jusqu’au 31/12/2021 au regard de la crise sanitaire COVID19). Sans la certification Qualiopi, vous vous exposez au refus de référencement et/ou de financement de vos formations par les fonds conventionnels à compter du 01/01/2022

L'obligation est fixé en 2022 - il n'y a donc aucune urgence a faire certifier son organisme

Mon OF possède une par une certification reconnue par le CNEFOP, dois-je la faire certifier ?

Oui, la certification est obligatoire ; néanmoins, les autorités compétentes, via les remontées des organismes certificateurs, ont accepté d’adapter la certification pour les organismes possédant une labellisation en cours de validité reconnue par le CNEFOP ; l’audit initial devrait être divisé par deux, et devrait porter sur certains indicateurs (Art 10 de l’Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail)

Les autres labels qualité ne servent plus à rien ?!

Y-a-t-il une continuité entre un label CNEFOP et Qualiopi® ?

Oui, car les autorités compétentes, via les remontées des organismes certificateurs, ont accepté d’adapter la certification pour les organismes possédant une labellisation en cours de validité reconnue par le CNEFOP. La durée de l’audit initial est aménagée* et l’audit porte uniquement sur certains indicateurs* (1 – 2 – 11 – 12 – 22 – 24 – 25 – 26 – 32 + indicateurs spécifiques) *(Art 10 de l’Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail + « guide de lecture du référentiel qualité »)

Actuellement sur la version 7 du référentiel : y a-t-il une nouvelle version en devenir ?

Attention, nous sommes sur la version 7 du Guide de Lecture, et non du référentiel. Le référentiel est le même depuis Juin 2019. Nous sommes en attente de l'évolution vers une v8 du guide du référentiel, mais aucune date n'a été communiqué à ce jour.

Audits

Quel est le coût d’un audit ?

Les organismes certificateurs proposent des tarifs similaires, qui peuvent aller de 900 à 1200€ HT / Jour. Pour plus d’informations, il est préférable de prendre attache directement avec eux et de demander un devis

Combien de temps dure un audit initial ?

La durée de l’audit se calcule en fonction du chiffre d’affaires relatif à l’activité de prestataire d’action concourant au développement des compétences, du nombre de sites concernés et du nombre de catégories d’actions pour lesquelles il souhaite être certifié – minimum, il dure une journée sur site. (Art 4 de l’Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail).

Vers qui me tourner pour faire certifier mon OF ?

Le ministère de du Travail met à jour régulièrement la liste des organismes certificateurs, c’est-à-dire les organismes autorisés par le Comité français d’accréditation (Cofrac) à réaliser des activités de certification des prestataires d’actions concourant au développement des compétences sur la base du référentiel national de certification qualité (D. 6316-1-1). Pour connaitre la liste, c’est ici

Je suis un OF multi-sites, comment se passe l'audit pour moi ?

Les modalités de l’audit pour les organismes multi-sites sont précisées à l’article L 6316-3 du code du travail, point 6. Entre autre, est considéré comme multi-sites, un organisme qui : possède un seul et unique système qualité a identifié sa fonction centrale qui ne doit pas faire l’objet de sous-traitance : la fonction centrale doit avoir l’autorité organisationnelle pour définir, mettre en place et faire fonctionner le système qualité unique ; a intégré l’ensemble de ses sites dans le programme de surveillance géré par la fonction central Dans ces conditions, vous pouvez prétendre à l’échantillonnage d’un panel de sites pour l’audit initial, de surveillance et de renouvellement Attention, l’échantillonnage répond à une règle stricte de calcule, et le panel représentatif est choisi aléatoirement par l’organisme certificateur !

L'audit est-il différent selon la taille de l'OF ?

Le processus de certification répond à un unique référentiel – le Référentiel National Qualité, qui est le même pour tous, c’est-à-dire que chaque « OPAC » est évalué selon les même critères. En fonction de la taille de l’organisme, la durée de l’audit et les éléments de preuve demandés seront différents L’auditeur prend en compte le contexte de l’audité – par exemple, il n’attendra pas les mêmes éléments de preuve sur la conformité des locaux selon si l’organisme possède des locaux dédiés, ou s’il intervient directement chez ses clients

Comment s'organiser pour l'audit de surveillance et de renouvellement ?

L’audit de surveillance est réalisé entre le 14ème mois et le 22ème mois suivant la date d’obtention de la certification Si vous n’avez pas continué votre démarche qualité à l’issue de la certification initiale ou que vous n’avez pas mis en place les actions correctives liées aux écarts mineurs constatés, l’audit de surveillance peut donner lieu à un constat de non conformité. Une certification peut être retirée, suspendue ou réduite dans le cas ou des non conformités ne sont pas levées dans les délais. Il est donc primordial de maintenir la dynamique engagée pour l’obtention de la certification initiale et d’intégrer une logique de supervision et d’amélioration continue. L’audit de renouvellement donne lieu a un nouveau certificat et doit se réaliser avant la date d’échéance du certificat .

Quel lien entre respect du code du travail et Qualiopi® ?

La certification QUALIOPI® ne garantit pas la conformité juridique des pratiques des organismes de formation. Elle permet d'attester de la qualité des prestations délivrées par l'organisme certifié. Elle ne se soustrait pas à un contrôle de la DRIEETS / DREETS

L’audit porte-t-il uniquement sur les formations financées ?

Non, Qualiopi® doit couvrir impérativement l'ensemble des actions concourant au développement des compétences dispensés par l'organisme.

Dois-je fournir l’ensemble des éléments précisés dans le guide ?

Le gouvernement a publié un guide qui apporte des précisions sur les modalités d'audit associées au référentiel. Les éléments de preuves précisés dans le guide de lecture sont des exemples. Il n'y a aucune obligation de posséder un ou la totalité de ces éléments. Vous pouvez fournir tout autre élément justifiant de votre conformité à l'audieur.

Voir le guide de lecture

Une exigence supplémentaire au RNQ peut-elle constituer une NC ?

L'organisme certificateur doit notifier aux prestataires des non conformités en cas de non respect d'exigences sur l'ensemble des documents composant le programme de certification, dont le référentiel national. Dans ce programme outre les textes réglementaires de la DGEFP, il y a notamment les procédures de l'organisme de certification, ainsi que les documents d'accréditation qui lui sont opposables.

Faut-il que tous les documents soient datés

Faut-il que tous les documents soient datés ?

Les exigences sont précisées dans le référentiel ; les obligations spécifiques, dans le guide de lecture. Nous vous invitons à partir de ces éléments pour entrevoir l'exigence de datation.

Est-ce que le CA réalisé par l’OF après l’audit initial / renouvellement a un impact sur l’oganisation de l’audit de surveillance ?

Lorsque vous contractualisez avec un organisme certificateur, vous contractualisez sur un cycle d'audit ; la durée de votre cycle (audit initial/renouvellement + surveillance) est précisée au moment de la contractualisation - le chiffre d'affaires réalisé n'impacte pas la durée de votre audit de surveillance.

Combien de fois un auditeur peut-il auditer un même organisme ?

Chaque cerificateur a défini ses règles en matière de mobilisation des auditeurs - nous vous invitons à vous rapporcher de votre certificateur pour connaître les siennes. Notez que, si vous avez rencontré des difficultés avec votre auditeur lors du précédent audit, nous vous invitons à prendre contact avec votre certificateur pour lui en faire part ; sans cette démarche, il est difficile pour le certificateur d'intervenir.

Je bascule prochainement vers la gestion dématérialisée des formations via un logiciel. Toutefois, mes formations 2022 sont non dématérialisée. Est-ce problématique pour un audit à distance ?

Lors d’un audit, vous devez mettre à disposition de l’auditeur les preuves qu’il aura échantillonnées. Si vous estimez que les conditions de réalisation d’audit à distance sont incompatibles avec votre organisation, il faut en informer votre certificateur pour réaliser l’audit en présentiez.

L’audit de surveillance reprend-il uniquement les indicateurs qui étaient à améliorer lors de l’audit initial ou tous les indicateurs sont-ils revus ?

Tous les indicateurs correspondant à vos activités sont audités lors de l'audit de surveillance. L'auditeur portera une vigilance particulière aux indicateurs dont des non conformités ont été cosntatées à l'audit précédent.

Quelles sont les différences avec l’audit initial si tous les indicateurs sont à nouveaux audités ?

L'auditeur vérifie que vous maintenez votre conformité aux exigences du référentiel dans la mise en oeuvre de vos actions.

Comment peut-on savoir quels sont les indicateurs dits applicables ?

L’audit de surveillance reprend-il uniquement les indicateurs qui étaient à améliorer lors de l’audit initial ou tous les indicateurs sont-ils revus ?

Vous disposez d'indicateurs socles (23) applicables à tous - en fonction de votre activité (formations certifiantes, alternantes ...) certains indicateurs sont applicables - ils sont précisés comme "indicateurs spécifiques"

Si pour une raison X on ne souhaite pas qu’une des formations au catalogue soit éligible à une prise en charge, cette formation droit-elle néanmoins répondre à tous les critères ?

Lorsque vous vous engagez dans la certification Qualiopi®, l'audit porte sur l'ensemble de vos actions et non uniquement sur les actions qui ont bénéficié d'un financement.

L’échantillonnage est-il du ressort de l’auditeur ?

L'échantillonage est à l'appréciation de l'auditeur uniquement.

Qu’est-ce que l’on appelle une partie prenante ?

Les partie prenantes sont clairement définies dans le référentiel, indicateur 30.

Si l’OF dispense des formations en FPC et en apprentissage, est-il audité sur les deux pratiques ?

Si vous avez demandé à ce que votre organisme soit certifié QUaliopi® sur vos actions de formation et d'apprentissage (donc les 2 catégories d'action), vousê tes audités sur ces deux champs.

Organismes Prestataires d’Actions concourant au développement des Compétences

L'enregistrement à la DREETS est-il toujours nécessaire ?

Il n’est pas nécessaire, il est tout bonnement obligatoire pour être déclaré Organisme de Formation et constitue un prérequis pour être certifié ! Lors du processus de certification, l’auditeur fait preuve d’intelligence situationnelle, et ne va pas demander les mêmes éléments de preuves à un indépendant qu’à un centre disposant de moyens logistiques (salle etc.) pour évaluer sa conformité aux critères du référentiel

Nous travaillons en groupement travailleur / solidaire tout le monde doit-il être certifié ?

Seul le mandataire doit être certifié ; néanmoins, il est vivement conseillé de constituer des groupements avec des prestataires certifiés, pour répondre au critère 6- 27 « Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel »

Nous travaillons avec des sous-traitants (autres organismes, formateurs indépendants...) doivent-ils être certifiés également ?

Je suis formateur indépendant, suis-je concerné par Qualiopi® ?

Le prérequis pour pouvoir prétendre à la certification Qualiopi®, c'est de disposer d'un Numéro de Déclaration d'Activité (NDA) - la forme juridique de votre organisme ne rentre pas en compte dans l'évaluation des prérequis. Vous pouvez donc être en statut de micro-entreprise, avoir un numéro de déclaration d'activité et prétendre à le certification Qualiopi® Le décret prévoit que si lo'organisme n'as pas de locaux dédiées à la réalisation des actions, les parties pourront convenir du lieu de réalisation de l'audit (domicile, salle de coworking ...).

Je suis CFA, quelles sont les exigences du référentiel concernant cette activité ?

L’obligation de certification pour les CFA déjà existants, comme pour les autres actions concourants au développement depuis l’ordonnance du 01/04/2020 prend effet au 01/01/2022. Si vousê tes CFA, vouêtse s concerné par les 32 indicateurs du référentiel, soit la totalité, dont 2 qui vous sont exclusivement dédiés (4-20 et 6-29).

Je suis centre de VAE, quelles sont les exigences du référentiel concernant cette activité ?

Concernant l’activité des centres de VAE, le référentiel prévoit 24 critères, dont aucun n’est spécifiquement dédié à cette action. Sont exclus les critères relevant de la certification professionnelle, des formations en alternance ou en situation de travail

Je suis Centre de Bilan de Compétences, quelles sont les exigences du référentiel concernant cette activité ?

Concernant l’activité des centres de bilans de compétences, le référentiel prévoit 22 critères, dont aucun n’est spécifiquement dédiée à cette action. Sont exclus les critères relevant de la certification professionnelle, des formations en alternance ou en situation de travail. Bon à savoir : il est parfois difficile pour les prestataires de bilans de compétences de retrouver les éléments de preuve relevant de leur activité correspondant aux critères du référentiel - pas de panique ! Par exemple, pour le critère 1, il n’y a pas de prérequis pour réaliser un bilan de compétences, donc il n’y a rien à mentionner à ce sujet. Ne tomber pas dans le panneau de créer des éléments pour répondre à des indicateurs !

Politique RGPD et communication

L’auditeur peut-il demander le nom des stagiaires ?

L’auditeur signe un engagement de confidentialité qui l’oblige à ne pas divulguer d’informations qu’il pourrait observer lors de l’audit. Par ailleurs, certains certificateurs demandent l’anonymisation des stagiaires dans les rapports d’audits (c’est la cas de QUALITIA). Ainsi ces mesures permettent de sécuriser la circulation de données à caractère personnel ; L’auditeur est ainsi tout à fait légitime à demander les noms des stagiaires pour vérifier l’authenticité des éléments de preuve qui lui sont proposés sans que soit remis en question le traitement de données à caractère personnel. Bon à savoir : Le cas des centres de BC est à la marge sur ce sujet puisqu’il est entendu que cette activité, couverte par le secret professionnel peut de fait anonymiser ces éléments de preuve.

Peut-on garder les questionnaires de satisfactions si l’on retire les informations des stagiaires ?

Rien ne s’oppose à ce que les OPAC conservent ces éléments. Pour donner un ordre d'idée, les conserver sur la durée d’un cycle semble pertinent. Bon à savoir : Attention toute fois à vérifier les conditions et règles de prises en charge des financeurs, qui peuvent imposer des durées différentes

Nous communiquons sur les réseaux sociaux sur nos formations et certifications, est-ce une obligation de communiquer aussi sur notre site internet ?

L'exigence du référentiel est portée par son verbe d'action. L'indicateur 1 demande à l'organisme de "diffuser" l'information et de la rendre accessible à votre public. Il est de votre ressort de définir le ou les modes de diffusion adaptés

Est-on obligé d’utiliser le logo Qualiopi® ?

L'utilisation du logo n'est pas une obligation - cependant, il permet de faire reconnaitre la démarche et de valoriser l'organisme. Bon à savoir : cependant, si vous utilisez le logo, vous devez respecter la charte d'utilisation

Voir la charte d'utilisation

Impacts de l'état d'urgence sanitaire sur la certification Qualiopi®

Quels sont les impacts de l’état d’urgence sanitaire sur le cycle de certification ?

Pour les organismes dont le premier cycle de certification est prolongé de 4 ans, l'audit de surveillance devra avoir lieu entre le 14ème et le 28ème mois suivant la date d'obtention de la certification.

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