Les nouveautés Qualiopi de septembre 2023

Introduction

Depuis le 01/09/2023, il y a eu quelques changements concernant les modalités d’audit de votre certification Qualiopi®. Ces changements sont issus de la mise en application de l’arrêté du 31/05/2023 (dont certains étaient applicables depuis le 01/06/2023) 

Vous vous sentez perdus ?

Pas de panique, on vous résume le tout ici 👇

L’affichage obligatoire du certificat 

Pour rappel, il n’y avait aucune obligation de votre part de communiquer sur le certificat ou d’utiliser le logo Qualiopi®.

Votre seule obligation portait sur le fait que SI vous utilisiez le logo, il fallait respecter les chartes d’usages du ministère et de votre certificateur. 
Aujourd’hui, les modalités d’utilisation du logo reste inchangées ; à cela s’ajoute l’obligation cette fois-ci d’affichage du certificat.

Oui, mais où l’afficher ?

– dans vos locaux

– sur le site internet

Pas de locaux et pas de site internet ? Vous devez le joindre sur simple demande des parties prenantes.

Quelles sont les conséquences ? Un écart à votre prochain audit qu’il faudra lever à minima, si ce n’est pas un rappel à l’ordre par votre certificateur avant ça.

Par ailleurs, le numéro d’enregistrement au répertoire Sirene de votre organisme (numéro SIREN) devra figurer sur le certificat ; les autres éléments (NDA, la marque de certification, raison sociale, la portée de la certification, l’adresse du ou des sites de l’organisme, les dates de validité de la certification, le nom et l’adresse de l’organisme certificateur) seront toujours mentionnés.

Pas de panique ! Si votre certificat a été émis avant le 01/09/2023, il reste valable, pas besoin d’aller demander une réédition à votre certificateur – cet ajout ne concerne que les nouveaux certificats édités. 

Votre audit de surveillance allégé et possible en présentiel, sur simple demande 

Pour rappel, le cycle d’audit de la certification Qualiopi® est organisé comme suit :

• un audit initial sur site
• un audit de surveillance à distance
• un audit de renouvellement sur site (nouveau cycle)

L’audit de surveillance pouvait s’organiser en présentiel si, et seulement si, l’organisme démontrait qu’il n’était pas en capacité de le réaliser à distance ; les organismes devaient donc justifier de leur incapacité à réaliser l’audit à distance pour pouvoir obtenir la possibilité de le réaliser en présentiel. (A noter que l’inverse n’est pas possible !)

Aujourd’hui, cette étape a été considérablement allégée ; l’audit de surveillance peut se réaliser en présentiel, sur simple demande (il n’y a plus la nécessité de justifier du pourquoi du comment).

Autre bonne nouvelle : le législateur a indiqué que, pour l’audit de surveillance, certains indicateurs devaient être « à minima » audités (précisant donc que l’audit des indicateurs non cités n’étaient pas obligatoire). Certains certificateurs ont fait le choix d’interpréter « à minima » au sens strict du terme, et ont donc donné les consignes aux auditeurs de n’auditer QUE les indicateurs obligatoires.

Mais quels sont ces fameux indicateurs obligatoires ?

• Les indicateurs qui ont donné lieu à une non conformité à l’audit précédent (objectif : mesurer l’efficacité des actions)
• Les indicateurs qui donnent lieu uniquement à des non conformités majeures si un écart est constaté soit
  • 4, 5, 6,10, 11, 20, 21, 22, 26, 27 31 et 32 (pour les indicateurs du socle commun)

• 7, 16 pour les indicateurs spécifiques liés à une certification professionnelle 

• 14, 15, 29, (pour les indicateurs spécifiques liés à l’action CFA)
  

Pour les nouveaux entrants, c’est une autre histoire…

Vous êtes qualifié de nouvel entrant si : 

– Votre organisme est dans sa première année d’activité ;
– Votre organisme débute une activité sur une nouvelle catégorie d’actions, pour les indicateurs applicables à cette catégorie.

A noter que la mise en œuvre d’une action relevant de chaque catégorie d’action concourant au développement des compétences concernée est un prérequis pour le déclenchement de l’audit.

Concrètement, vous devez préalablement avoir réalisé à minima une action sur chacune des catégories visées pour prétendre à la certification.

Exemple : si vous demandez l’obtention de la certification sur la catégorie action de formation et bilan de compétences, il faut au préalable avoir mené une action de formation et de bilan de compétences.

L’arrêté précise officiellement les éléments présents dans le guide de lecture ; les indicateurs 2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32 du référentiel national font l’objet de modalités d’audit adaptées ; la mise en œuvre est vérifiée à l’audit de surveillance. 

L’autre nouveauté (et pas des moindre) – l’audit de surveillance d’un nouvel entrant est majoré d’une demi-journée, afin de permettre la vérification de cette mise en œuvre. Conséquence directe ? Le coût de l’audit sera plus élevé pour un nouvel entrant et l’ensemble des indicateurs sera audité.

Un dossier administratif plus complet à transmettre à votre certificateur

Lors de votre contractualisation, le certificateur sera à même de vous demander plusieurs éléments en plus de ce qu’il vous demandait déjà.
Pour rappel, parmi les informations à transmettre :

Celles qui ne bougent pas : 

• le numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité ou la copie de la demande d’enregistrement de la déclaration d’activité datant de moins de trois mois;
•  les catégories d’actions concernées par la certification ;
• la période souhaitée pour l’audit;
• la liste exhaustive des sites dépendant du numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité concernée

 Celles qui ont été impactées par l’arrêté : 

• l’organigramme nominatif et fonctionnel est à fournir , quelque soit le nombre de collaborateurs au sein de votre structure (avant, celui-ci était demandé si l’organisme avait plus de 3 salariés en CDI)
• aux preuves de certifications préalablement obtenues, ont été ajoutées également les labels ; vous devez donc préciser si vous avez obtenu une certification et/ou un label, leur périmètre et leur validité.
• le dernier bilan pédagogique et financier est toujours à transmettre ; pour les nouveaux entrants, qui n’ont pas encore établi leur BPF, sera demandé d’apporter la preuve comptable des montants perçus par catégorie de financeurs ; ces éléments pourront être vérifiés sur place, le jour de l’audit.

Celles que vous devez fournir en plus 

• une description de votre activité en tant que prestataire d’actions concourant au développement des compétences ; vous devez notamment préciser les types d’actions que vous réalisez (FOAD, en situation de travail, en alternance, certifiante, si vous recourez à la sous-traitance ou si votre organisme est lui même sous-traitant d’autres organismes)
• une déclaration sur l’honneur, datée et signée, où vous confirmez que vous n’avez pas engagé des démarches contractuelles avec un autre certificateur et/ou fait l’objet d’un refus ou retrait de certification de moins de trois mois.

⚠️ Bon à savoir / Rappel !!!

Toute fausse déclaration peut entrainer le refus ou le retrait de la certification 

Dans le cadre d’un refus ou d’un retrait de certification, l’organisme ne peut pas déposer une nouvelle demande avant un délai de 3 mois.

On connait la date butoir pour passer son audit de renouvellement !

Des précisions ont été amenées concernant les délais de réalisation ; l’arrêté précise que l’audit de renouvellement devra se réaliser dans les « délais compatibles avec la levée, avant échéance du certificat, des non-conformités majeures éventuelles » (soit 3 mois avant la date de fin de votre certification). 

Si vous changez de certificateur, vous devrez compléter votre déclaration sur l’honneur avec la mention de la date de fin de la certification en cours de validité.

Note : regardez les CGV de votre certificateur – certains ont des conditions de tacites reconduction, si vous souhaitez changer, il faudra être vigilant

Les autres modifications importantes que nous avons soulignées

La conduite d’audit

Quelle que soit la nature de l’audit (initial, surveillance, renouvellement), cet arrêté précise que :

• l ‘échantillonnage par l’auditeur des actions à auditer doit être représentatif de votre activité sur la période de référence.
• l’échantillonnage ne doit pas vous être communiqué avant la réunion d’ouverture de l’audit
• le rapport d’audit devra clairement mentionner l’échantillonnage des actions réalisé par l’auditeur par catégorie d’actions auditée et la justification de l’échantillonnage, ainsi que les éléments de preuve que vous avez apporté et qui ont été consultés lors de l’audit.

Le traitement des signalements

Si un signalement a été porté à la connaissance de votre certificateur sur le non respect du référentiel par votre organisme, ce dernier est enregistré et traité et un audit complémentaire peut être réalisé.

A noter que le certificateur doit prendre les mesures nécessaires pour préserver la confidentialité de l’identité de la personne à l’origine du signalement.

Mais encore…Nous n’avons pas parlé du cas spécifique du multi site, ni de la deuxième partie de l’arrêté qui précise des éléments liés à l’accréditation des certifications (mais à votre demande on peut se pencher dessus 🙂).

Vous êtes arrivés au bout de cet article (bravo à vous!) – peut-être préférez vous revoir Laurine en parler en Vidéo ? C’est par ici : https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7103274004118921216

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