Pour le dernier article avant la pause estivale, je vous propose de travailler un peu ^^ Vous vous rappelez de vos cahiers de vacances quand vous étiez enfant ? Ce fameux cahier acheté par nos parents pour « continuer à travailler » pendant les grandes vacances, pour lequel chacun et chacune d’entre nous a dû garder un souvenir, plus (et surtout moins) agréable 🙂 « C’est pour ton bien » qu’ils disaient !
C’est donc « pour votre bien », que je vous propose ce schéma de travail afin de préparer votre « rentrée » avec une réflexion portée sur votre certification Qualiopi® et notamment sur l’audit de surveillance et de renouvellement. Vous êtes prêt ? C’est parti !
Entre le 23 Novembre 2023 et le 8 janvier 2024, deux nouvelles versions du Guide de Lecture du Référentiel National Qualité sont sorties.
Certains éléments vous concernent sûrement, prenez-en connaissance afin de maintenir votre certification 👉 Version 9 du Guide de Lecture
1 ) J’analyse les attendus du référentiel
📋 La méthode de travail :
En premier lieu, j’identifie les indicateurs qui correspondent à mon organisme de formation. Pour ce faire je peux me poser ces questions : Est-ce que notre organisation à changer depuis l’audit initial ? Propose-t-on d’autres actions, de nouvelles modalités ?
Selon vos réponses, vous pouvez être impacté par de nouveaux indicateurs ou au contraire, certains seront écartés.
Selon vos réponses, vous analyserez à minima 22 indicateurs, au maximum 32 (si vous en avez 32 c’est que vous prétendez à une autre catégorie d’action et nous vous inviter de vous rapprocher de votre certificateur 😅).
Une fois les indicateurs identifiés, je reprends les intitulés exactes et j’identifie les verbes d’action employés : « diffuser » « informer », « établir » « définir » « déterminer », et je réponds à la question « qu’est-ce que je fais pour [verbe d’action] »
🏆 Les conditions de succès :
- s’équiper d’un support numérique avec tableur pour les inconditionnels du digital et/ou un stylo et une feuille blanche pour les amoureux du support papier
- avoir à proximité le guide du référentiel (pour plus de détail) ou le décret (pour aller à l’essentiel)
- s’installer dans un lieu propice à votre épanouissement : la terrasse d’un café, un banc dans un parc, sur son transat au bord de l’eau, chez soi ou …au bureau !
2 ) Je mesure les écarts avec mon organisation actuelle
📋 La méthode de travail :
À l’issue de la première phase de travail, si vous avez rencontré des difficultés à répondre à une ou plusieurs questions sur les indicateurs, c’est qu’il y a potentiellement un écart entre votre organisation actuelle et les attendus du référentiel.
Reprenez votre rapport d’audit précédent et posez vous la question si les éléments constatés à l’époque sont toujours présents ce jour ? Est-ce qu’ils fonctionnent ?
Si la réponse est non ou partiellement, vous devez alors améliorer les éléments identifiés pour vous mettre en conformité avec les exigences du référentiel
🏆 Les conditions de succès :
- Se positionner dans un endroit calme et relaxant
- Ne pas stresser, ne pas s’énerver, et être patient – si vous bloquez, fermez le cahier (ou l’ordinateur) et faites autre chose – repenser votre organisation ne se fait pas en un claquement de doigt – laissez le temps faire son œuvre et revenez y plus tard, avec une prise de recul qui ne pourra être que positive
3 ) Je (re)construis un plan d’actions pour lever les écarts
📋 La méthode de travail :
Maintenant qu’on sait quoi faire, « y’a plus qu’à » comme on dit !
Cette phase est cruciale car vous vous organisez pour atteindre l’objectif que vous vous êtes fixé : revoir votre organisation pour maintenir votre certification Qualiopi®.
Comment ? En dressant un plan d’action : tâche à exécuter, pilote projet, moyens mobilisés, échéance et suivi du travail effectué, qui vous guidera tout au long de votre « transformation »
🏆 Les conditions de succès :
- Définir un rythme à ses actions
- Sans cadence, vous allez rencontrer des difficultés à maintenir le cap (il y a et aura toujours des urgences à traiter, et votre travail ne doit pas se retrouver enfoui sous une pile de choses à faire)
4 ) Je mets en place les nouveaux éléments en favorisant une approche systémique
📋 La méthode de travail :
Cette partie est une des plus sensibles car vous introduisez la notion de « changement » ; que ce soit pour vos équipes ou pour vous même, vous avez la responsabilité de faire appliquer les nouvelles habitudes de travail qui ont été préalablement pensées et formalisées.
Si vous êtes plusieurs, travaillez en équipe et prévoyez des temps de réunion pour expliquer les changements et répondre aux questions
🏆 Les conditions de succès :
- Maitriser votre communication
- Ne négligez par l’explication de ce changement, que vous devez incarner ; donnez lui un sens, qui ne doit pas reposer uniquement sur la maxime « on est obligé de …. pour être certifié ».
5 ) J’ajuste les éléments en fonction des retours terrain
📋 La méthode de travail :
L’objectif d’une démarche qualité pérenne, c’est d’être dans une logique d’amélioration continue constante.
Il est possible que vos nouveaux éléments créés ne conviennent pas à votre organisation : trop lourd administrativement, difficilement réalisable en terme de charge de travail, non compris par les stagiaires etc. ; c’est ici tout l’enjeu d’intégrer un système de mesure d’impacts de vos pratiques, et d’en prendre connaissance afin d’agir au service de votre organisation et non au détriment de votre productivité.
🏆 Les conditions de succès :
- Se remettre en question
- Éviter la dissonance cognitive
Conclusion
Maintenant que vous avez une méthode pour préparer le maintien de votre certification, la question qui se pose est la suivante : vais-je le faire seul ?
Ces derniers mois, j’ai échangé avec de nombreux prospects qui réfléchissaient à la meilleure manière pour eux de se sécuriser sereinement le maintien de la certification Qualiopi®. Retour sur les différentes possibilités qui s’offrent à vous (liste non exhaustive)
– le pré-audit : le pré-audit est proposé par les organismes certificateurs mais ne fait pas partie du processus de certification. Il permet de vérifier l’état de conformité de votre système par rapport aux exigences de votre référentiel. La durée d’un pré-audit ne doit pas dépasser la durée d’un audit de surveillance. Il ne constitue donc pas une évaluation exhaustive et n’engage en rien l’organisme certificateur sur les résultats de la certification.
A l’issue d’un pré-audit, un constat de non-conformité sera émis, mais aucun suivi ni aucune prestation de conseil ne seront réalisés de la part l’organisme certificateur.
– l’accompagnement/conseil : réalisées par des cabinets de conseil ou des consultant(e)s indépendant(e)s, les prestations proposées vous accompagnent à sécuriser la passation de votre certification en analysant votre système actuel, et en vous aidant à vous rapprocher des attendus du référentiel. En ce qui concerne les méthodologies, durées et prix proposés, ils varient en fonction des politiques tarifaires des cabinets et consultant(e)s et de vos demandes.
– l’audit blanc : réalisé principalement (et non exclusivement) par des auditeurs/trices en exercice, maîtrisant les techniques de l’audit et le référentiel ciblé, cet audit reproduit les conditions exactes de réalisation de l’audit de certification (plan d’audit, conduite de l’audit, fiche de non conformités…). Selon les offres proposées, vous pouvez également obtenir un rapport complet avec des préconisations, à l’issue de la mission.
– la formation : souvent confondue avec le conseil, surtout quand elle est individuelle, cette dernière a pour principal objectif de développer les compétences du ou des stagiaires sur des objectifs opérationnels définis par le programme de formation. La formation souhaite davantage rendre autonome le stagiaire sur sa démarche qualité en développant des compétences qu’il pourra exploiter au sein de son organisation ; le conseil, quant à lui, est davantage axé sur la structure et souhaite proposer des actions de réduction des écarts ou de d’optimisation des process.
… et ai-je besoin d’utiliser une ou plusieurs de ces solutions pour bien me préparer ?
Pour y répondre, je demande souvent « Pourquoi y songez vous ? »
- « pour mieux comprendre ce qui est attendu » ==>prestation(s) adaptée(s)==> formation
- « pour faire un état des lieux » ==> prestation(s) adaptée(s)==>pré-audit, audit blanc, conseil
- « pour ne pas faire n’importe quoi » ==> prestation(s) adaptée(s)==>conseil/formation
- « pour construire des outils/process adaptés » ==> prestation(s) adaptée(s)==>conseil
Et vous, y avez-vous songé ? Si vous souhaitez en discuter, n’hésitez pas à prendre rendez-vous (rdv dématérialisé, gratuit et sans engagement, de 15 minutes) : <<ici>>
BONUS : que vous choisissiez de vous préparer seul ou de faire confiance à un tiers pour vous aider, nous vous offrons notre Cahier de Vacances Qualiopi®, en téléchargement libre 👉 télécharger mon Cahier de Vacances Qualiopi®
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