Qualiopi® : mieux comprendre l’arrêté du 31 mai 2023

• La certification Qualiopi® a fêté ses 4 ans le 06 juin dernier. 

Il y a 4 ans paraissait donc plusieurs éléments réglementaires dont l’Arrêté relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national qualité

4 ans plus tard, ces modalités ont évolué, via l’arrêté du 31 mai 2023.

Comment en qualité d’organisme, nous sommes impactés par ces changements ? Quels sont les éléments à bien avoir en tête qui résument les différents décrets et textes (du 06 juin 2019au 31 mai 2023 ?) C’est ce que nous vous proposons de voir dans l’article du mois 👇

Les modifications liées à votre engagement dans la démarche de certification

Lors de votre demande initiale, vous devez fournir au certificateur certains éléments permettant d’attester de la faisabilité de la certification et d’établir les modalités de la contractualisation. 

Les modifications apportées viennent soient détailler certains points, soient en ajouter – regardons ces éléments de plus près.

Les éléments préalablement demandés, mais qui ont été ajustés par l’arrêté sont les suivant : 

• • l’organigramme nominatif et fonctionnel est à fournir quelque soit le nombre de collaborateurs au sein de votre structure (avant, celui-ci était demandé si l’organisme avait plus de 3 salariés en CDI)

• • aux preuves de certifications préalablement obtenues, ont été ajoutées également les labels ; vous devez donc préciser si vous avez obtenu une certification et/ou un label, leur périmètre et leur validité.

• • le dernier bilan pédagogique et financier est toujours à transmettre ; pour les nouveaux entrants, qui n’ont pas encore établi leur BPF, sera demandé d’apporter la preuve comptable des montants perçus par catégorie de financeurs ; ces éléments pourront être vérifiés sur place, le jour de l’audit

Les éléments à fournir en plus :

• • une description de votre activité en tant que prestataire d’actions concourant au développement des compétences ; vous devez notamment préciser les types d’actions que vous réalisez (FOAD, en situation de travail, en alternance, certifiante, si vous recourez à la sous-traitance ou si votre organisme est lui même sous-traitant d’autres organismes)

• • une déclaration sur l’honneur, datée et signée, où vous confirmez que vous n’avez pas
    • • engagé des démarches contractuelles avec un autre certificateur et/ou
    • • fait l’objet d’un refus ou retrait de certification de moins de trois mois.

Ce qui ne bouge pas

Vous devez toujours transmettre les informations suivantes :

• • le numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité ou la copie de la demande d’enregistrement de la déclaration d’activité datant de moins de trois mois

• •  les catégories d’actions concernées par la certification ;

• • la période souhaitée pour l’audit;

• •  liste exhaustive des sites dépendant du numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité concernée

⚠️ Bon à savoir / Rappel !!!

Toute fausse déclaration peut entrainer le refus ou le retrait de la certification 

Dans le cadre d’un refus ou d’un retrait de certification, l’organisme ne peut pas déposer une nouvelle demande avant un délai de 3 mois.

Des précisions sur la qualité du nouvel entrant

Vous êtes qualifié de nouvel entrant si : 

– Votre organisme est dans sa première année d’activité ;
– Votre organisme débute une activité sur une nouvelle catégorie d’actions, pour les indicateurs applicables à cette catégorie.

A noter que la mise en œuvre d’une action relevant de chaque catégorie d’action concourant au développement des compétences concernée est un prérequis pour le déclenchement de l’audit.

Concrètement, vous devez préalablement avoir réalisé à minima une action sur chacune des catégories visées pour prétendre à la certification.

Exemple : si vous demandez l’obtention de la certification sur la catégorie action de formation et bilan de compétences, il faut au préalable avoir mené une action de formation et de bilan de compétences.

L’arrêté précise officiellement les éléments présents dans le guide de lecture ; les indicateurs 2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32 du référentiel national font l’objet de modalités d’audit adaptées ; la mise en œuvre est vérifiée à l’audit de surveillance. 

A ce sujet, permettez moi une remarque – si nous devons mener une action complète avant de demander la certification, pouvez vous m’expliquer pourquoi l’indicateur 11 (indicateur lié à la mesure de l’atteinte des objectifs) est toujours « adapté » et sa « mise en œuvre » sera vérifié à l’audit suivant (alors qu’elle est déjà vérifiable sur ce premier audit) ? 

L’autre nouveauté (et pas des moindres) – l’audit de surveillance d’un nouvel entrant est majoré d’une demi-journée, afin de permettre la vérification de cette mise en œuvre. Conséquence directe ? Le coût de l’audit sera plus élevé pour un nouvel entrant. 

L’audit de surveillance 

La revue des indicateurs a été précisée ; l’auditeur doit procéder à minima, à la revue des éléments suivants :

• • les indicateurs qui ont donné lieu à une non conformité à l’audit précédent en mesurant l’efficacité des actions

• • les indicateurs qui donnent lieu uniquement à des non conformités majeures si un écart est constaté (soit les indicateurs 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32)

• • les indicateurs 1,17,19, et, pour les organismes concernés, l’indicateur 3 

• • pour les audités qui ont bénéficié d’un aménagement à l’audit initial, les indicateurs non vérifiés à l’audit initial seront obligatoirement vérifiés à l’audit de surveillance

Le certificateur devra, à nouveau collecter auprès de votre organisme, les éléments suivants :

• • les coordonnées du dirigeant, un organigramme à jour de l’organisme et la ou les adresses des sites

• • une description de votre activité depuis l’obtention de la certification, ; vous devez notamment préciser les types d’actions que vous réalisez (FOAD, en situation de travail, en alternance, certifiante, si vous recourez à la sous-traitance ou si vous votre organisme est lui même sous-traitant d’autres organismes)

• • votre dernier BPF pour ajuster la durée d’audit (aménagement de la formule du calcul de la durée d’audit également pour les multi sites).

L’audit de surveillance est toujours prévu en priorité à distance ; cependant, certains cas de figure permettaient de le réaliser en présentiel (réclamation préalable, analyse de risque, ou dans le cadre d’organisme multi site) ; mais vous deviez justifier rentrer dans l’un des cadres proposés. Dorénavant, vous pourrez le réaliser également en présentiel sur simple demande.

L’audit de renouvellement 

Des précisions ont été amenées concernant les délais de réalisation ; l’arrêté précise que l’audit de renouvellement devra se réaliser dans les « délais compatibles avec la levée, avant échéance du certificat, des non-conformités majeures éventuelles » (soit 3 mois avant la date de fin de votre certification). 

Si vous changez de certificateur, vous devrez compléter votre déclaration sur l’honneur avec la mention de la date de fin de la certification en cours de validité.

Les autres modifications importantes que nous avons soulignées

La conduite d’audit

Quelque soit la nature de l’audit (initial, surveillance, renouvellement), cet arrêté précise que : 

• • l ‘échantillonnage par l’auditeur des actions à auditer doit être représentatif de votre activité sur la période de référence.

• • l’échantillonnage ne doit pas vous être communiqué avant la réunion d’ouverture de l’audit 

• • le rapport d’audit devra clairement mentionner l’échantillonnage des actions réalisé par l’auditeur par catégorie d’actions auditée et la justification de l’échantillonnage, ainsi que les éléments de preuve que vous avez apporté et qui ont été consultés lors de l’audit.

Le certificat

Quelques nouveautés concernant le certificat sont à prendre en compte (après le logo, il nous fallait bien un autre joujou^^), notamment : 

– Le numéro d’enregistrement au répertoire Sirene de votre organisme (numéro SIREN) devra figurer sur le certificat ; les autres éléments ( NDA, la marque de certification, raison sociale, la portée de la certification, l’adresse du ou des sites de l’organisme, les dates de validité de la certification, le nom et l’adresse de l’organisme certificateur) seront toujours mentionnés

– Ce certificat devra être affiché dans vos locaux et sur le site internet de votre organisme ; à défaut d’avoir un site internet, vous devez fournir une copie aux parties prenantes qui en font la demande (bénéficiaires ou financeurs concernés)

Conséquence ? Si l’obligation de communication et d’affichage du certificat n’est pas respectée, celle-ci donnera lieu à une non conformité majeure

Le traitement des signalements

Si un signalement a été porté à la connaissance de votre certificateur sur le non respect du référentiel par votre organisme, ce dernier est enregistré et traité et un audit complémentaire peut être réalisé.

A noter que le certificateur doit prendre les mesures nécessaires pour préserver la confidentialité de l’identité de la personne à l’origine du signalement.

Mais encore…

Nous n’avons pas parlé du cas spécifique du multi site, ni de la deuxième partie de l’arrêté qui précise des éléments liés à l’accréditation des certificateurs (mais à votre demande on peut se pencher dessus 🙂)

Vous allez me dire, et c’est applicable à partir de quand tout ça ?

Les dispositions du présent arrêté entrent en vigueur le 1er septembre 2023,

sauf pour :

• • les modalités du transfert de certification

• • les informations préalables à l’audit initial

qui sont entrées en vigueur dès le 01 juin 2023.

Rapprochez vous de votre certificateur pour en savoir plus ou inscrivez vous au webinaire proposé par Qualitia Certification le 16 juin prochain pour découvrir les modalités transformées de l’audit initial : https://qualitia-certification.fr/webinaire-audit-initial-qualiopi-2/ 

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