Introduction
Le printemps arrive, le BPF aussi !
Chaque année, généralement au mois d’Avril, les organismes de formation doivent établir leur Bilan Pédagogique et Financier.
Une obligation réglementaire, certes, mais indispensable pour permettre de piloter l’activité formation en France.
Mais selon notre fonctionnement et nos éléments de suivi, le renseigner peut vite s’avérer être un casse tête.
Alors comment faire ?
Nous avons quelques idées pour vous aider (et même un outil en cadeau!) 👇
Le Bilan Pédagogique et Financier pour les organismes de formation : une obligation réglementaire qui répond à des orientations stratégiques
Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) est un rapport annuel obligatoire que tout organisme de formation doit fournir à la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (Dreets) de sa région. Ce rapport permet de retracer les activités de développement des compétences qui ont été menées par l’organisme de formation sur son dernier exercice comptable et d’identifier les organismes « actifs »
Le BPF est composé de 7 parties distinctes référencées dans des « cadres »*
* ces informations sont extraites directement du CERFA N° 50199#15 « NOTICE EXPLICATIVE BILAN PÉDAGOGIQUE ET FINANCIER (BPF) «
- les Cadres A et B qui permettent d’obtenir l‘identification de l’organisme de formation et ses caractéristiques notamment la période de l’exercice comptable
- les Cadres C et D qui permettent d’éditer le Bilan financier :
- Cadre C : Ce cadre recense les montants des produits de l’organisme en fonction des financeurs et des dispositifs de formation pour l’exercice de référence
- Cadre D : Ce cadre recense des informations sur les charges de l’organisme. On indiquera en première ligne le montant total des charges de l’organisme liées à l’activité de dispensateur de formation. On précisera le montant des salaires des formateurs (comptabilisés dans les comptes 6411 en comptabilité) et le montant des achats de formation et des honoraires de formation (comptabilisés respectivement dans les comptes 604 et 6226 dans la comptabilité).
- Le Cadre E qui permet d’identifier les Personnes dispensant des heures de formation – Ce cadre vise à identifier les personnes qui interviennent pour le prestataire de formation (interne ou externe à l’organisme)
- le Cadre F qui permet d’éditer le Bilan pédagogique
- Le cadre F 1 vise à connaître le public qui bénéficie des actions de formation (salariés, demandeurs d’emploi, apprentis…)
- Le cadre F 2 est à renseigner lorsque votre organisme a confié tout ou partie des actions de formation, des bilans de compétences, des actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience et des actions de formation par apprentissage qu’il s’était engagé à réaliser par le biais d’un autre organisme de formation.
- Le cadre F 3 vise à connaître l’objectif général des prestations dispensées par l’organisme (formation diplômante, certifiante, bilan de compétences, VAE…)
- Le cadre F 4 permet de ventiler l’activité de l’organisme de formation selon les spécialités de formation dispensées (pour connaitre les spécialités formation (Code NSF), rendez-vous sur le site de la DREETS Occitaniequi vous permet de télécharger un fichier les regroupant)
- le Cadre G qui doit permettre d’identifier les données relatives au nombre de stagiaires et au nombre d’heures suivies par l’ensemble des stagiaires lorsque l’organisme est intervenu en application d’un contrat de prestation de service, d’un contrat de sous-traitance ou sur honoraires pour le compte d’un autre organisme de formation
Le BPF doit être déposé avant le 30 avril de chaque année pour les organismes de formation de droit privé et avant le 31 mai pour les organismes de formation de droit public. Cette date de fin peut être aménagée, comme ce fut le cas ces dernières années. Les informations fournies dans le BPF sont utilisées par les financeurs de la formation professionnelle pour avoir une meilleure lecture de l’attribution des financements et par les organismes certificateurs pour évaluer la mise en place des durées d’audit de certification
Mais comment suivre toutes ces données pour transmettre son BPF dans les temps ?
Les logiciels de gestion et logiciels métiers
Les logiciels métiers (comme Digiforma, Hop3team, Dendreo et bien d’autres…) ont été crées spécialement pour les organismes de formation et proposent des solutions clés en mains, dont la génération du BPF
Pour cela, ils ont été paramétrés pour que vos renseignements saisis dans le cadre de la mise en place des actions, soient ventilés correctement dans les « bonnes cases » pour le BPF ; vous obtenez une lecture rapide de vos données pour les saisir ensuite sur votre espace mesdemarches.gouv.fr
Les applicatifs métiers d’ERP
L’activité formation peut être une activité secondaire ou complémentaire ; c’est le cas pour Opens par exemple ; dans ce cas de figure, nous avons opté pour un applicatif à notre logiciel de gestion courante (Dolibarr) qui nous permet de gérer, entre autre, les activités de formation.
Pratique, car nous avons un outil central qui nous permet également de gérer la formation ; nous pouvons donc générer notre BPF de la même manière qu’un logiciel métier, et gérer notre comptabilité analytique.
Le petit plus ? Dolibarr est open source 😉
Si vous souhaitez en savoir plus, prenez le temps d’un café virtuel avec Yann LEFEBVRE en cliquant sur ce lien.
Notre outil excel en téléchargement gratuit
Parce qu’avant d’être équipé de notre solution de gestion et de formation, nous étions, comme beaucoup d’entre vous, en gestion excel.
Excel est également une solution intéressante, selon l’activité que vous avez, qui peut s’avérer fort utile.
Sur ce document, vous retrouvez deux onglets
- onglet 1, intitulé « BPF », non modifiable – il vous permet d’avoir la synthèse de vos activités saisies dans l’onglet 2, et vous servira de base pour déclarer votre BPF sur le site dédié
- onglet 2, intitulé « données », qui vous permettra d’intégrer vos éléments
- Vous renseignez pour chaque action, la partie « Partie prenante et modalités de réalisation »
- Une fois renseignée, les éléments saisis sont automatiquement ventilés sur les parties « Tarif, stagiaire, et prestataire »
Pour le téléchargement, c’est par ici : Accédez à notre outil d’aide à la déclaration du BPF !
N’hésitez pas à nous dire en commentaire ce que vous en avez pensé 🙂
Vous souhaitez échanger sur vos projets pour votre organisme de formation en matière qualité, certification, appel d’offre ?
Nous pouvons vous accompagner dans ces démarches, n’hésitez pas à nous contacter
- contact@open-s.fr
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