Dans le cadre de votre démarche qualité et de votre certification Qualiopi, la thématique des ressources humaines est présente sur de nombreux indicateurs.
Nous pouvons citer en premier lieu les indicateurs 21 et 22, du critère 5, faisant expressément référence à la détermination et au développement des compétences des intervenants et des équipes pédagogiques.
Mais ce n’est pas tout ! L’indicateur 17 nous demande d’identifier les moyens humains adaptés au regard des prestations dispensées, l’indicateur 18 nous exige de démontrer notre capacité à coordonner les différentes fonctions présentes au sein de notre structure et l’indicateur 27 nous précise d’encadrer nos sous-traitants.
Gérer et manager les équipes, internes et/ou externes devient une exigence du référentiel. Mais avant d’en être une, c’est avant tout une obligation d’employeur ou de commanditaire.
À l’heure des premières vagues d’audit de surveillance, nous avons constaté que certains de ces indicateurs font défaut et génèrent des écarts. Et si nous faisions le tour des solutions RH permettant de répondre aux critères, à nos obligations réglementaires ? Et pour ceux qui me suivent et/ou me connaissent, je vous propose (aussi) d’entrevoir des bonnes pratiques managériales pour renforcer votre culture RH 🙂
Zoom sur l’aspect réglementaire – ce que l’on doit faire en qualité d’employeur et/ou de commanditaire
L’entretien professionnel
C’est quoi ?
Échange entre le salarié et son supérieur, l’entretien professionnel permet de faire le point sur les compétences, les objectifs et les perspectives d’évolution du collaborateur.
Il est obligatoire pour tous les salariés d’une entreprise : contrat CDD/CDI, en apprentissage, temps plein et partiel … Il doit avoir lieu tous les 2 ans à partir de la date de la prise de poste, puis à partir de la date du dernier entretien.
Comment ?
L’entretien professionnel, comme toute entrevue, se prépare en amont :
Pour l’employeur/supérieur hiérarchique, c’est un moment privilégié pour (re)prendre connaissance du poste et des missions du collaborateur. Il est aussi important d’imaginer les suites d’évolution des salariés et de préparer les propositions d’opportunités.
Pour le salarié, faire un point sur ses appétences, compétences et souhaits d’évolution. en connaissant ces éléments, ce dernier sera en mesure de proposer ou négocier une évolution au sein de l’entreprise et/ou d’entrevoir des possibilités de formation.
Quel rapport avec Qualiopi ?
L’indicateur 21 exige que « Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations. »
Avec l’entretien professionnel, vous pouvez démontrer que vous avez entrepris un échange sur les compétences de vos collaborateurs et mis en place des éléments pour les aider à les développer.
Le Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels
C’est quoi ?
« Mieux vaut prévenir que guérir », telle est la logique à laquelle doit répondre le DUERP.
Le DUERP, ou Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels, est un document obligatoire en France pour toute entreprise employant au moins un salarié. Il a pour objectif d’identifier les risques professionnels présents dans l’entreprise et de mettre en place des mesures de prévention pour garantir la santé et la sécurité des travailleurs. Le DUERP doit être actualisé régulièrement et mis à disposition des salariés et des instances représentatives du personnel.
Comment ?
L’élaboration d’un document unique se fait en 4 étapes clé :
- Identifier les risques professionnels liés à l’activité et à l’environnement de travail pour chacun des postes
- Hiérarchiser les risques en fonction de leur dangerosité et le degré d’exposition et créer un plan d’action en traitant en priorité les risques les plus élevés.
- Assurer l’information et la formation des personnels concernés et mettre en œuvre les actions de prévention
- Mettre à jour le document unique au moins une fois par an en prenant en compte toute mesure corrective pour obtenir une diminution effective des risques.
Quel rapport avec Qualiopi ?
L’indicateur 17 exige que » Le prestataire met(te) à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques…). »
Si vous réalisez des formations au sein de votre établissement, le DUERP peut vous aider à démontrer la mise en place d’éléments permettant de réduire les risques et donc de favoriser un bon environnement de travail et d’apprentissage.
La vérification de la qualification des sous-traitants
C’est quoi ?
Dans le secteur de la formation, il est important de noter que le recours à la sous-traitance est régi par un certain nombre d’obligations (1)*:
A titre d’exemple, le commanditaire – l’organisme qui contractualise avec le client – a l’obligation de justifier de la relation entre les « titres et qualités des personnels d’enseignement et d’encadrement » et « les prestations réalisées [par ces mêmes personnels] dans le champ de la formation professionnelle. » (Art. L6352-1 du Code du travail). Dans le cas de la sous-traitance, il faut donc être en capacité de pouvoir justifier des qualités du sous-traitant au regard de la mission confiée.
💡Impact pour le sous-traitant : fournir les éléments de preuve nécessaires à l’organisme commanditaire (CV à jour, copie des diplômes etc…)
💡 Impact pour le commanditaire : vérifier que les éléments fournis correspondent aux attentes et s’assurer de leur actualisation en fonction des prestations sous-traitées
Quel rapport avec Qualiopi ?
L’indicateur 27 stipule que « Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel.
Nous vous avons donc concocté un article spécialement dédié à la sous-traitance, allez le consulter en cliquant sur le lien
(1)*Nous abordons ici succinctement certains points réglementaires – N’hésitez pas à aller plus loin en suivant l’index ci-dessous :
Organisme de formation, organisation et sous-traitance :
Et si on menait une politique RH digne de ce nom ?
Le recrutement et l’attractivité des talents
Quelles sont les bonnes pratiques ?
« Je recrute dans mon réseau ou sur recommandation » ; « je recrute à l’instinct » ; « je fais un entretien informel »… Autant de phrases que j’ai l’habitude d’entendre en audit, ou encore en accompagnement RH.
J’entends aussi le pourquoi : confiance au réseau, en son ressenti, manque de temps, ou de compétences en recrutement…
Et si on prenait la situation inversée ? D’un point de vue candidat, vos entretiens informels, instinctifs et par réseau peuvent véhiculer une image faussée de l’organisme : non-professionnel, mal organisé, pas structuré… Ce qui ne présage rien de bon pour la suite.
En vous posant et en réfléchissant
- aux atouts de votre organisme, et à la culture qu’il dégage
- aux compétences et appétences recherchées chez un candidat
- aux mission que vous souhaitez lui confier et comment il peut évoluer
- aux points que vous souhaitez vérifier et échanger lors d’un entretien
… Vous optimiserez
- vos offres d’emploi, en travaillant sur une présentation personnalisée et qui vous ressemble
- vos prises de décision, puisque chaque candidat aura eu une conduite d’entretien cadrée
- la première impression, en parlant concrètement de ce qui est attendu et recherché
Quel rapport avec Qualiopi ?
L’indicateur 21 exige que « Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations. »
Avec vos offres d’emploi restructurées, vos fiches de postes et vos grilles/guide de recrutement, vous permettez de renvoyer à la fois une image professionnelle, tout en répondant aux exigences du référentiel.
De l’intégration au développement des carrières
Quelles sont les bonnes pratiques ?
Formaliser un parcours d’intégration et de carrière peut paraître, selon la taille de l’organisme, prématuré ou non adapté.
Pour moi, il s’agit d’une idée préconçue et faussée – vous avez un projet pour votre organisme (qu’il soit dans votre tête et/ou formalisé), dans lequel les fonctions exercées ont un devenir (de développement ou non). Il s’agit d’intégrer vos équipes dans cette réflexion.
Impossible ? Chez Opens, nous sommes 6 (dont deux salariées), et nous l’avons fait !
Vous pouvez poser et réfléchir
- … aux compétences dont vous avez besoin et mesurer l’écart avec l’existant
- … permettre à vos équipes de se former, ou réaliser des formations en interne, au regard de la première analyse
- … poser des temps dédiés pour parler projets et difficultés avec vos équipes.
N’attendez pas qu’une pépite de votre organisme démissionne pour vous en rendre compte.
Quel rapport avec Qualiopi ?
L’indicateur 22 stipule : « le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre. »
Avec vos feedbacks réguliers, vos plans de formations, votre tutorat, vous permettez de maintenir et développer les compétences ; le petit + ? Si vous travaillez vos outils intelligemment, vous pouvez même répondre à l’indicateur 30 en recueillant la satisfaction des équipes pédagogiques ! Et deux en un !
Pour aller plus loin ? Retrouvez l’analyse de l’indicateur 21 en vidéo.
Manager et coordonner les équipes
Quelles sont les bonnes pratiques ?
Tout organisme de formation n’a pas d’autres choix que de coordonner ses actions.
Entre :
- la commercialisation, les conventions, demandes de financement…
- les informations à communiquer aux stagiaires
- la logistique de l’action et son animation….
Vous n’avez pas d’autres choix que de vous organiser. Alors valorisez-le ! Et faites en un atout !
Aujourd’hui, vous avez la possibilité d’utiliser des chats internes pour créer des communautés autour de projet, d’avoir des drives collaboratifs qui permettent de centraliser l’information.
Et avec ça c’est encore flou ? Prenez le temps de penser et formaliser un « qui fait quoi ».
Quel rapport avec Qualiopi ?
L’indicateur 18 vous demande de « mobiliser et coordonner les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…). »
Avec vos outils de correspondances, vos réunions, vos comptes-rendus, vous pouvez largement démontrer que vous répondez à cette exigence !
Conclusion
Maintenant que le lien entre ressources humaines et démarches qualité n’a plus de secret pour vous, il est temps de mettre toutes ces solutions en place !
Nous pouvons vous accompagner dans ces démarches, n’hésitez pas à nous contacter ! contact@open-s.fr ou réservez un rendez-vous avec nous : https://open-s.fr/contact/planifier-un-rendez-vous/
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Le petit plus 🔥
Vous souhaitez être accompagné dans la mise en place de ces solutions, faire le point sur vos outils RH, nous avons la solution !
💯% financé par la Région Occitanie, le Pass RH est un dispositif pour les TPE et PME employent 1 à 50 salariés, qui souhaitent être accompagnée sur le développement de leurs ressources RH.
Elle se déroule sur 3 demi-journées, avec à la clef un plan d’action et des outils pour réussir vos projets qualités !
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