2023 sera, pour de nombreux organismes, l’étape de vérité concernant leur démarche qualité ; a -t-elle tenu ses promesses depuis l’audit initial ?
Pourquoi 2023 ?
Pour les organismes qui ont été certifiés jusqu’à fin 2020, l’audit de surveillance peut se réaliser jusqu’au 28eme mois, donc maximum jusqu’au premier trimestre 2023.
Pour les organismes certifiés en 2021, l’audit de surveillance peut se réaliser jusqu’au 22eme mois ; pour ceux qui ont été certifiés à partir du deuxième semestre 2021, le premier semestre 2023 sera la dernière période pour réaliser cet audit.
L’occasion pour moi de vous partager les 5 écarts les plus souvent constatés durant les audits que j’ai réalisé et les clefs pour les éviter ! 👇
L’analyse du besoin (Ind 4) est difficilement démontrable
Ce que dit le référentiel » Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ ou le financeur concerné(s) »
Le Guide de lecture (V7) précise qu’il faut démontrer comment le besoin du bénéficiaire est analysé en fonction de la finalité de la prestation.
Qu’est-ce qui coince ?
De nombreux organismes rencontrent des difficultés à prouver que le besoin a été analysé ; pourtant, tout professionnel fait systématiquement cette analyse, surtout dans la phase de découverte commerciale.
Votre difficulté n’est pas dans le faire, mais dans la preuve, car très souvent des échanges sont oraux.
Comment pouvez-vous faire ?
Tout dépend de votre organisation, mais voici ce que j’ai déjà pu observer en termes de bonnes pratiques :
- un résumé par mail avec l’envoi de la convention, des dossiers d’inscriptions
- des éléments d’analyse intégré au programme de formation
- du reporting dans la base clients (CRM)
- des formulaires de contact avec plusieurs questions ciblées !
Bien d’autres outils sont tout aussi efficaces, à vous de trouver ceux qui correspondent au mieux à votre structure !
Retrouvez l’analyse de cet indicateur en vidéo.
Le positionnement des acquis (Ind 8) & l’évaluation de l’atteinte des objectifs (Ind11), souvent malmenés
Ce que dit le référentiel » le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation (8) et évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation (11) »
Qu’est-ce qui coince ?
On oublie souvent que l’action de formation consiste en un parcours pédagogique qui vise un objectif professionnel. Pour atteindre cet objectif, il faut savoir d’où on part ! Sinon, comment amener le stagiaire du point A au point B ? Et comment savoir si le point B est atteint ?
Alors comment faire ?
Bien entendu, tout dépend de votre action (durée, objectifs, pré requis…) mais ce ne sont pas les modalités d’évaluation qui manquent ! Test, questionnaires en début et fin de formation, mises en situation pratiques, étude de cas, … vous avez l’embarra du choix, tant que vous arrivez à démontrer comment vous accompagnez vos stagiaires du début à la fin dans le développement de leurs compétences.
Retrouvez l’analyse de ces indicateurs en vidéo.
L’évaluation et la mobilisation des compétences des équipes pédagogiques, LE grand oublié ! (ind 21)
Ce que dit le référentiel « Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations. »
Qu’est-ce qui coince ?
Dans les faits, tout le monde trouve ça normal d’identifier les compétences techniques et pédagogiques dont on a besoin, et d’évaluer la pertinence d’une collaboration en ce sens. Mais force est de constater que ce n’est pas toujours appliqué.
Manque de temps, appel au réseau, autant d’éléments qui sont mis en avant pour expliquer l’écart.
Alors comment faire ?
Structurer votre approche par rapport à vos besoins en compétences :
- Qu’est-ce que vous recherchez chez un collaborateur ? Comment vous vous assurez qu’il possède les compétences demandées ?
- Comment évaluez-vous ses interventions ? Est-ce qu’elles correspondent à vos exigences ?
Vous avez de nombreuses manières de répondre à ses questions : fiche de poste et étude de CV, diplômes, conduite d’entretien, mise en place de l’entretien professionnel…
Le tout étant de trouver la méthode la plus adapté à votre OF !
Retrouvez l’analyse de cet indicateur en vidéo.
Le recueil des appréciations des stagiaires, oui, mais des équipes pédagogiques et des financeurs, pourquoi faire ? (ind 30)
Ce que dit le référentiel « Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées. »
Qu’est-ce qui coince ?
Le recueil des appréciations – souvent appelé « enquête de satisfaction » est entré dans la culture de la formation bien avant la certification Qualiopi®. Demander aux stagiaires leurs avis et s’ils sont satisfaits de la prestation, c’est tout à fait logique, mais poser la même question aux entreprises, financeurs et aux équipes pédagogiques, ça coince encore et toujours.
Pourtant, c’est une exigence du référentiel clairement indiquée ; passer outre, c’est s’assurer à coup sûr une non-conformité
Alors comment faire ?
Ce n’est pas parce que l’enquête de satisfaction stagiaire est très souvent proposée sous forme de questionnaire à la fin de chaque formation que tous vos recueils doivent suivre la même logique !
C’est à vous de déterminer les modalités de recueil souhaitées ainsi que leurs fréquences ; vous pouvez échanger avec vos clients, financeurs et équipes et recueillir leurs avis lors de réunions, d’entretiens individuels ou de rencontres thématiques.
Retrouvez l’analyse de cet indicateur en vidéo.
Conclusion
L’étape de l’audit de surveillance est un événement important dans le vie de votre entreprise, il est le lien entre les bonnes résolutions qualités et leurs maintiens ! Préparez le plus sereinement grâce à notre accompagnement, réservez un rendez-vous avec nous : https://open-s.fr/contact/planifier-un-rendez-vous/
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