Qualiopi® – audit de surveillance ; quels changements par rapport à l’audit initial ?

Regardons dans notre rétroviseur et faisons une rapide rétrospective.

2018 : l’action de certification qualité est annoncée clairement dans la loi n°2018-771 pour la liberté de choisir son avenir professionnel du 5 septembre 2018, via l’article L6316-1 « Les prestataires mentionnés […] financés par un opérateur de compétences, […] par l’Etat, par les Régions, par la Caisse des dépôts et consignations, par Pôle emploi […] sont certifiés sur la base de critères définis par décret en Conseil d’Etat. »

2019 (Juin) : Les Décrets n° 2019-564 et 2019-565 du 6 juin 2019 posent les bases du Référentiel National Qualité (7 critères, 32 indicateurs)

2020 ; la marque « Qualiopi processus certifié » est déposée à l’INPI – de Référentiel National Qualité, nous passons rapidement à l’usage de la « certification Qualiopi® »

Cette même année est marquée par le COVID et les mesures de report de la certification et d’aménagement de l’audit à distance. Obligatoire à compter du 01/01/2021, elle l’est désormais à compter du 01/01/2022. Une bonne nouvelle pour ceux et celles qui avaient déjà passé le cap ; la certification obtenue est alors valable 4 ans au lieu de 3, permettant de situer l’audit de surveillance jusqu’au 28ème mois après la date d’obtention de la certification.

2022 marque alors l’étape des audits de surveillance pour les organismes qui ont passé le cap de l’audit initial en 2020

C’est donc tout naturellement que nous écrivons à ce sujet : à quoi faut-il donc s’attendre lors du passage de l’audit de surveillance ? 

Quelques éléments de réponse ici 👇

Audit de surveillance Qualiopi® : similitudes et différences par rapport à l’audit initial, à quoi s’attendre ? 

Un audit sous le signe de la mise en oeuvre 

Un audit plus court, qui peut se réaliser en présentiel ou à distance…. selon la modalité choisie lors de votre audit initial

Votre audit a duré une demi journée, un jour, voire plus ? Si vous vous (re)posez la question des durées d’audit, sachez que celles-ci ont été fixées par l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail

Vous y retrouvez le tableau ci-dessous :

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Comment le lire ?

Les items « initial », « Surveillance » et « Renouvellement » permettent d’identifier l’étape du cycle d’audit en question.

La durée de base correspond à la durée minimum de votre audit, indépendamment des catégories d’actions sur lesquelles vous souhaitez être certifié ni du nombre de sites à auditer.

Venons donc aux catégories d’action : elles sont précisées par l’article du code du travail auquel elles correspondent.

  • Pour L 6313-1-1, il s’agit des « actions de formations »
  • Pour L 6313-1-2, il s’agit du « bilan de compétences »
  • Pour L 6313-1-3, il s’agit des « actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience »
  • Pour L 6313-1-4, il s’agit des « actions de formation par apprentissages »

Il ne nous reste plus qu’à déchiffrer l’item « Echantillonnage des sites » ; cet élément est à prendre en compte uniquement si vous avez plusieurs sites avec du personnel permanent sur place – vous êtes considéré comme « multi-sites » (nous aborderons le cas du multisite ultérieurement)

Prenons l’exemple d’Opens ; en 2019, lors de la contractualisation avec l’organisme certificateur, notre dernier bilan pédagogique et financier était inférieur à 150 000€. Nous avons souhaité nous faire certifier sur deux catégories d’action : formations et bilan de compétences. Nous avons qu’un seul site, à Montpellier.

Pour connaitre nos durées d’audit, nous nous sommes référés au tableau et avons fait la lecture suivante

  • Audit initial : « CA < 150 000€ / durée de base : 1 jour / + 0 jrs pour L 6313-1-1 (action de formation) / + 0 jrs pour L 6313-1-2 (bilan de compétences) »
  • Audit de surveillance : « CA < 750 000€ / durée de base : 0,5 jours / + 0 jrs pour L 6313-1-1 (action de formation) / + 0 jrs pour L 6313-1-2 (bilan de compétences) »

Conclusion, la durée de notre audit de surveillance a été divisée par 2 par rapport à notre audit initial ! L’exercice a été complétement différent et pour cause.

Autre point non négligeable, les modalités de réalisation de votre audit ; si votre audit initial s’est réalisé en présentiel, l’audit de surveillance se fera très certainement à distance. Si vous avez bénéficié d’un audit initial à distance, au regard de la situation sanitaire de l’époque, votre audit de surveillance… se fera en présentiel !

Toute fois, l’arrêté précise que « L’audit de surveillance est réalisé sur site dans les cas suivants : – signalements conformes aux règles de réclamations définies par l’organisme certificateur ; – résultats d’une analyse de risque issue de l’audit précédent ; – pour les organismes multi-sites, échantillonnage sur un ou plusieurs sites à l’initiative de l’organisme certificateur et en fonction des deux cas précités. »

Les retrouvailles avec votre auditeur

Le ou les auditeurs et auditrices avec qui vous avez eu le plaisir de réaliser l’audit initial seront, sauf impératif, la ou les mêmes personnes à votre audit de surveillance.

Selon votre certificateur, la prise de contact se fait soit pas son intermédiaire, soit par l’intermédiaire du responsable d’audit

Bien entendu, il existe certaines situations où l’auditeur présent lors de votre audit initial ne sera pas positionné sur votre audit de surveillance. A titre d’exemple, et sans vouloir prétendre être exhaustive, ce cas de figure peut arriver si :

  • – Il ne travaille plus pour le certificateur
  • – Vous avez entamé une procédure de réclamation auprès du certificateur à son encontre
  • – Vous avez demandé le transfert de votre certification auprès d’un autre certificateur
  • – l’emploi du temps de l’auditeur est incomptable avec vos demandes de disponibilités

Une chose est sûre, auditeur initial ou nouvel auditeur, il sera en possession du rapport de votre premier audit. Il pourra alors vérifier la mise en mouvement des process présentés et détaillés lors de votre audit initial.

Alors, oui, il procédera à un échantillonnage en fonction des actions réalisées ; oui, le temps est plus restreint, donc il va vouloir aller à l’essentiel : vérifier que votre organisation réponde, par le faire, aux exigences du référentiel qualité Qualiopi® que vous avez remarquablement bien interprétées et ajustées en fonction de vos besoins depuis l’audit initial 🙂

Comme nous l’avions souligné en septembre 2021, une démarche qualité se pose indépendamment d’un référentiel pour garantir une agilité maximum de vos process.

Retrouvez notre article à ce sujet « Qualiopi®- Pourquoi il est indispensable d’anticiper l’audit de surveillance en préparant votre audit initial »

Les écarts constatés à l’audit initial seront particulièrement regardés. 

Les écarts mineurs et majeurs : un rappel nécessaire

Si l’audit initial a révélé une ou plusieurs non conformités qualifiées de majeures, vous avez eu trois mois maximum pour les lever, c’est à dire que vous avez démontré la mise en oeuvre des actions correctives à l’auditeur, qui les a validées, ce qui a permis au certificateur de passer votre dossier en commission de certification

Pour les non conformités dites mineures, vous aviez dû fournir un plan d’action à mettre en place dans les 6 mois. Si ce plan d’action a été validé par l’auditeur, la décision de certification a pu être formalisée par le certificateur, et vous avez pu obtenir Qualiopi® sans autres démarches supplémentaires.

Pour rappel, par définition, un écart est considéré majeur lorsque la prise en compte des exigences d’un indicateur dans son process qualité est partielle voire inexistante et remet en cause la qualité de la prestation délivrée ; l’écart est considéré comme mineur quand la prise en compte des exigences du référentiel, bien que partiellement mise en oeuvre, n’altère pas la qualité de la prestation délivrée. Certains indicateurs du référentiel sont directement classés en majeur si un écart est constaté.

Quid des écarts constatés préalablement à l’audit de surveillance

Chose importante à savoir, tous les indicateurs qui ont soulevé une non-conformité seront audités à l’audit suivant. L’auditeur  évaluera donc l’efficacité de vos propositions d’actions correctives. 

Dans le cadre d’un écart mineur à l’audit initial, si celui ci n’a pas été levé, il sera automatiquement requalifié en majeur. 

Soyez donc attentif à reprendre les éléments de votre audit précédent pour préparer votre audit de surveillance

Quels risques pour l’organisme si les écarts, trop nombreux, ne sont pas levés ?

Cas extrêmement rare, mais plausible si vous ne prenez pas soin de suivre votre démarche dans le temps.

« Votre certification peut être non délivrée, suspendue ou retirée, au regard de la gravité ou du nombre ou de la récurrence de non-conformités détectées, dans le cas de non-conformités majeures non levées sous trois mois ou de non-conformités mineures déjà détectées pour lesquelles l’organisme n’a pas proposé ou mis en œuvre des actions correctives efficaces » (source : certifopac) 

N’ayez crainte ; si vous être entrain de lire cet article, c’est que vous êtes déjà profondément engagé dans une démarche qualité, et il n’y a pas de raison que vous n’arriviez pas à lever les écarts, si écart il y a.

Maintenant que nous avons recontextualisé, regardons ensemble comment nous pouvons bien préparer cet audit de surveillance 🙂

Comment préparer son audit de surveillance ?

Choisir la période la plus adaptée pour le réaliser

Si vous avez obtenu votre certification avant le 01/01/2021, vous avez bénéficié d’un cycle de certification rallongé d’un an, et donc la permission de procéder à la réalisation de l’audit de surveillance entre le 14ème et le 28ème mois après votre date de certification.

Si vous avez obtenu Qualiopi® après le 01/01/2021, votre cycle de certification est de 3 ans ; votre audit de surveillance devra être positionné entre le 14ème mois et le 22ème mois.

Anticipez et choisissez la période la plus adaptée à votre activité !

Chez Opens, notre activité est moins dense en août (d’ailleurs, c’est généralement pour cela que nous fermons le cabinet à minima 3 semaines sur cette période) ; nous avons donc opté pour un audit de surveillance fin Juillet ; pour nous, c’était stratégique – les dossiers étaient terminés, et nous avions souhaité entamer une nouvelle dynamique en septembre (et mettre en place un nouveau logiciel de gestion des actions de formation) 

Le fait d’avoir « choisi » et non « subi » la période a été un réel atout – nous étions préparés, et plus sereins pour passer cette étape clé !

Faire un état des lieux, identifier les écarts et entamer des mesures correctives et préventives

Rien de mieux qu’une prise de recul sur son organisation pour savoir ce qui est nécessaire de conserver, d’améliorer ou de changer. Certes, le référentiel n’exige pas de mettre en place des audits internes, ou des revues de direction. Il exige cependant de « mettre en œuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations ». 

Quel bénéfice ? Identifier clairement ce qui peut vous faire défaut et démontrer clairement que vous avez mis en place les mesures amélioratives ou  correctives nécessaires.

Et si nous sommes en si beau chemin, vous devez, vous aussi, avoir fait des constats quant à votre organisation, indépendamment des retours des parties prenantes ?

Ces constats sont précieux et constituent de réelles mesures préventives. Nous sommes ici, dans une démarche qualité globale.

Le jour de l’audit, si vous présentez au responsable de l’audit votre démarche d’amélioration continue, en ayant

  • préalablement identifié le problème,
  • analysé les causes
  • mis en place un plan d’action
  • voire même, pu prouver qu’il a été résolu

Que voulez-vous qu’il se passe ?

Vous répondez aux exigences de la certification 🙂

Ne pas devancer les demandes de l’auditeur

Dernier conseil, et pas des moindres….

Ne perdez pas de temps à « peaufiner » une dizaine de dossier pour les rendre parfaits afin de les présenter à l’auditeur le jour de l’audit…

Personnellement, mais je sais que ce sentiment est partagé par nombreux confrères et consœurs auditeurs et auditrices en exercice, je n’apprécie pas que l’audit soit mené par l’audité.

C’est à l’auditeur de créer un espace de dialogue et d’échange, en posant les questions adéquates et en vérifiant, par lui même, la conformité de la structure.

Notre mission est de nous assurer que votre organisation réponde aux exigences, pas que certains dossiers soient complets. 

L’échantillonnage est, à juste titre, réalisé par l’auditeur. Ne vous épuisez pas à rendre parfait vos dossiers ; prenez le temps de (re)penser votre système, puisque si vos dossiers sont souvent « incomplets », c’est que votre process est soit

  • trop lourd
  • mal compris par les parties prenantes,
  • inadapté.

Dans tous les cas, il se corrige pour être appliqué. 

Vous souhaitez en savoir plus sur l’audit de surveillance ? Ca tombe bien, un des certificateurs, Qualitia certification, propose un webinar à ce sujet le 13 mai 2022 à 11:00 – pour vous y inscrire, c’est par ici : https://us06web.zoom.us/webinar/register/WN_r6azBvxWRAiNUl_m6iA70A 

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Nous avons conscience que l’audit de surveillance est une nouvelle étape à passer pour votre organisme. Si vous souhaitez être épaulé(e) dans cette démarche, nous avons conçu plusieurs offres qui peuvent s’adapter à vos besoins et votre budget

Pour les découvrir : https://systeme.open-s.fr/les-prestations-qualite/accompagnement/maintien-qualiopi/ 

Vous ne connaissez pas toutes nos activités ? Nous sommes cabinet conseil en RH, Qualité et Digital : https://open-s.fr 
 

2 Commentaires sur “Qualiopi® – audit de surveillance ; quels changements par rapport à l’audit initial ?

  1. MF Michel says:

    Bonjour,
    Article intéressant et vraiment utile !
    Quelques erreur d’étourderie et d’inattention + le texte oublié : « Pensez à faire une ouverture, ou la promotion d’une offre en rapport avec le sujet de l’article (formulaire de contact, contenu à télécharger, inscription à une newsletter ou à un événement…) « 

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