C’est la reprise, et pour beaucoup d’organismes, l’objectif de cette fin d’année 2021 est d’obtenir la certification Qualiopi en passant l’étape de l’audit initial. De notre côté, nous avons également passé un audit fin juillet dernier… l’audit de surveillance !
Pour rappel, un cycle de certification Qualiopi est composé d’un audit initial, et d’un audit de suivi, appelé « audit de surveillance » à mobiliser entre le 14ème et le 22ème mois après l’obtention de la certification (28ème moi pour ceux qui ont obtenu la certification avant le 01/01/2021) ; au bout de 3 ans, il faudra procéder à un renouvellement de cette dernière ; vous intégrez alors un nouveau cycle de certification (renouvellement + surveillance).
L’audit de surveillance vient attester de la continuité de votre conformité au référentiel national qualité ; même si cette étape vous parait encore lointaine au regard de l’échéance 2022, je vous explique pourquoi il est indispensable de l’anticiper dans votre préparation actuelle.
La durée d’audit est plus courte que celle de l’audit initial
La durée de vos audits initiaux et de surveillance n’est pas laissée au hasard ; elle est fixée par l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national. Elle est fonction du :
- chiffre d’affaires relatif à l’activité du prestataire d’actions concourant au développement des compétences (Total des produits inscrit au BPF)
- type d’actions pour lesquelles l’organisme souhaite être certifié
- nombre de sites concernés
- de la présence d’une certification/label référencée CNEFOP
Prenons l’exemple d’un organisme de formation porté par un indépendant, qui possède une action (action de formation, L 6313-1-1), un site (son siège social) et un CA inférieur à 150 000€ : son audit initial durera 1 jour, contre 0,5 jour pour son audit de surveillance. Pendant l’audit, initial et de surveillance, tous les indicateurs concernant l’organisme sont audités (indicateurs socles + spécifiques en fonction des catégories d’action) . Je vous laisse entrevoir la complexité organisationnelle et intellectuelle à laquelle doit faire fasse l’auditeur pour identifier le degré de conformité d’un organisme, avec un temps réduit de moitié.
L’organisme est pleinement engagé dans la démarche
Lors de votre audit initial, et selon la mise en place de votre démarche qualité, il est possible que vous présentiez des éléments qui ont été récemment construits ; en effet, vous avez travaillé vers « une mise en conformité » de votre organisme pour répondre aux nouvelles exigences. Lors de l’audit de suivi, le travail de mise en conformité réalisé n’est plus récent ; il a même « vécu », et vous apportez la preuve de sa mise en oeuvre et de son ajustement dans votre quotidien professionnel.
L’importance d’intégrer la logique qualité dès la préparation de son audit initial
Au regard des deux points qui viennent d’être présentés, vous comprenez pourquoi la préparation de cette certification doit, avant tout, répondre à une démarche qualité liée à VOTRE organisation (et non à un kit d’outils pré fabriqués qui va prendre la poussière…)
L’auditeur va identifier, à travers vos actions réalisées, la mise en oeuvre réelle (et non supposée) de votre organisation pour attester de la continuité de votre conformité. L’échantillonnage réalisé, au regard du temps imparti, est généralement compris entre vos deux dates d’audit, c’est à dire à minima sur les 14 derniers mois. A ce stade, vous ne construisez plus votre conformité au référentiel, mais vous la faites vivre !
Prenons notre exemple – lors de notre audit de surveillance, l’auditrice a demandé à voir certains dossiers qui lui ont permis de suivre le cheminement du référentiel ; sur ces dossiers, elle s’est intéressée à la diffusion de l’information, l’analyse des besoins, la conception de notre offre, la réalisation de l’action et son évaluation. Par rapport à notre audit initial, qui a duré 2 fois plus longtemps, nous n’avons pas eu la possibilité de montrer nos procédures, d’expliquer la naissance de notre démarche qualité, ou encore la génèse de nos nouveaux documents. Nous étions entièrement focalisé sur la dynamique et le suivi de notre démarche qualité des derniers mois passés. Nous étions « au stade d’après », nous n’avions plus à démontrer l’étendu du chemin parcouru pour se mettre en conformité mais comment nous avions réussi à la maintenir dans un quotidien professionnel à flux tendu
Bien que convaincue par l’engagement qualité, j’ai réellement pu en mesurer le retour sur investissement lors de cet audit de surveillance ; en 2019, nous avions pris le temps de penser notre organisation avant l’audit initial. Quels résultats, quels bénéfices ?
– nous avons pu faire vivre cette organisation en continu, et ne pas changer toutes les trois semaines d’orientation : nous avons obtenu une meilleure structuration de nos actions et une base solide pour améliorer nos pratiques
– nos dossiers de formation et de bilans de compétences ont suivi les procédures préalablement pensées ; comme nous avons imaginé un système intégré à notre fonctionnement, la vérification des dossiers avant l’audit de surveillance n’a pas fait l’objet d’interminables nuits blanches (et vous savez à que point la gestion du temps est le point noir des organismes de formation !)
– nous avons abordé l’audit de suivi sereinement, et l’avons obtenu sans écart ; nous avons pu encore plus savourer nos vacances 🙂
