Accompagnement Qualiopi®, quand c’est trop beau pour être vrai !

Depuis Juin 2019, et la sortie des décrets relatifs à la qualité des actions de formation professionnelle et au Référentiel National Qualité – que nous connaitrons plus tard sous la marque Qualiopi® – je ne cesse de m’informer, me former, et d’échanger sur le sujet, afin d’accompagner au mieux ceux qui m’ont fait confiance dans la mise en place de leur démarche qualité. Que de belles rencontres ! Mais j’ai également eu mon lot de déplaisirs et de mauvaises surprises, rencontré de nombreux organismes abusés,  vu des communications commerciales douteuses voire mensongères…

Aujourd’hui, je vous propose de décortiquer ces fameuses communications qui posent question :

« Grâce à mon accompagnement, 100% de mes clients obtienne la certification Qualiopi »

Pourquoi cette phrase me choque ?

Pour rappel, lors de votre audit initial, deux scénarios sont possibles :

– vous n’avez pas d’écart, l’auditeur transmet son rapport à l’organisme certificateur avec un avis favorable. Le certificateur revient vers vous pour vous communiquer sa réponse dans les délais qu’il a fixés.

– vous avez des écarts ; ils peuvent correspondre à des non conformités mineures (non bloquantes pour obtenir la certification si inférieures à 5) ou à  des non conformités majeures (1) (bloquantes pour obtenir la certification). S’il  s’agit d’une non conformité bloquante, vous disposez de trois mois pour la lever et obtenir votre certification. C’est seulement à l’issue de ces trois mois, et si vous n’avez pas mis en place les mesures nécessaires pour lever l’écart, que la certification est réputée non obtenue. 

J’ai interrogé deux organismes certificateurs, qui m’ont confirmée, qu’à ce jour, aucun d’entre eux n’avait eu affaire à un organisme de formation qui n’a pas levé sa ou ses non conformités bloquantes dans les trois moins impartis, sur au moins une des actions sur lesquelles il a été audité.

L’accroche commerciale est donc maladroite au mieux, trompeuse, dans le pire des cas

Comment y voir plus clair ? Intéressez-vous plutôt à l’impact de l’accompagnement sur l’organisme :  passage de la certification sans aucun écart ou très peu d’écarts, temps de préparation optimisée, homogénéisation des process, regard extérieur et amélioration de sa démarche globale, appui-conseil pour comprendre et s’orienter…

« Externalisez votre certification Qualiopi, c’est assurer 100% de succès »

Mais externaliser, ca veut dire quoi exactement ?  « L’externalisation correspond au transfert d’activités d’une entreprise vers un prestataire externe spécialisé » (2)

Externaliser, c’est vous permettre de vous recentrer sur votre valeur ajoutée ; c’est un concept séduisant… si on en mesure correctement les conséquences. Externaliser la préparation de votre certification, faire venir votre prestataire le jour de l’audit c’est possible. Et après ? Rappelons que la démarche qualité s’inscrit dans le temps. Qu’en est-il pour votre audit de surveillance et de renouvellement ? 

Si vous avez noué un partenariat d’externalisation dans le temps, et que vous avez des points réguliers avec votre prestataire, alors je dis oui. Mais cette prestation a un coût, qu’il faut être en mesure de supporter sur du long terme pour garantir les résultats escomptés.

L’accroche commerciale est donc trop vague pour être pleinement comprise du premier coup.

Comment y voir plus clair ? Contactez le prestataire, demandez lui comment il fonctionne, sa tarification et ce que cela comprend (Conditions de résiliation, durée d’engagement moyen, temps sur site, régularités des contacts, transparence et communication des informations sensibles…) 

« Avec notre plateforme, mos kits documentaires, nos cours en ligne … obtenez la certification Qualiopi du premier coup »

Je pense que celle-ci, c’est une de mes préférées 🙂 Et en qualité d’auditrice, je vois les dégâts lors des audits. « Je ne comprends pas, j’ai pris cette solution clé en main, et pourtant j’ai des non conformités ».

Attention, loin de moi l’idée de dire qu’une plateforme en ligne ne peut pas être un atout dans la mise en place d’une démarche qualité, ou qu’il n’est pas possible d’apprendre via des plateformes de e-learning. Au sein d’Opens, nous avons dématérialisé et automatisé un maximum de documents et d’outils, et avons mis en place en mars dernier, notre plateforme de e-learning.

Mais permettez moi quand-même de préciser un point fondamental : avoir formalisé une procédure, ce n’est que le début de l’histoire. Le plus important, et c’est ce que nous, auditeurs et auditrices, regardons quand nous conduisons un audit qualiopi® : la mise en oeuvre opérationnelle dans votre quotidien ! Vous avez formalisé une procédure pour gérer les absences des stagiaires qui précise que vous contactez par mail les absents dans les 48 heures ouvrés ? Très bien, puis-je avoir une preuve concrète de cette mise en oeuvre ?… Le couperet tombe. L’organisme nous dit qu’il a pris cette procédure, comme « expliqué sur la plateforme », sans même ne l’avoir lue… 

L’accroche commerciale est alléchante, mais la proposition qui s’en suit, souvent insuffisante. 

Comment y voir plus clair ? Intéressez-vous au package vendu avec l’offre – êtes vous accompagné par un consultant ? Si oui, en savez-vous plus sur lui ? A-t-il une légitimité à vous conseiller (expériences dans l’audit, le conseil en formation) ? Si le prestataire est organisme de formation, a-t-il passé sa certification Qualiopi ?

De manière générale…

Faites attention au langage utilisé par les « professionnels » de la qualité et du conseil ; pour vous aider, voici quelques « faux » répandus

  • « La nome Qualiopi » ==> Qualiopi n’est pas une norme, c’est un référentiel. 
  • « Organisme certifié Datadock » ==> Datadock est un référencement, il ne correspond à aucune certification
  • « Mon offre de formation Qualiopi est éligible au CPF » ==> faites attention que l’organisme ne vous vende pas une formation sous le code 203 pour les créateurs et repreneurs d’entreprise  sans que vous le sachiez ! Comment le savoir ? Sur votre compte formation, quand vous cliquez sur le lien de la formation, regardez ce qui est indiqué dans « description »

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  • Note : La caisse des dépôts a laissé jusqu’au 01/11 aux organismes pour régulariser leurs offres si celles-ci ne correspondent pas à la création ou reprise d’entreprise.
 

(1) Une non-conformité au référentiel est un écart par rapport à un ou plusieurs indicateurs du référentiel. Elle peut être mineure ou majeure. La non-conformité mineure est la prise en compte partielle d’un indicateur ne remettant pas en cause la qualité de la prestation délivrée (décret n° 2019-565 du 06 juin 2019). La non-conformité majeure est la non prise en compte d’un indicateur ou sa prise en compte partielle remettant en cause la qualité de la prestation délivrée.  Une non conformité dite bloquante correspond soit à une non conformité majeure, soit à au moins 5 non conformités mineures. La certification peut être suspendue ou retirée dans les 3 mois en cas de non conformités bloquantes non levées. La sanction est identique en cas de non-conformités mineures déjà détectées pour lesquelles l’organisme n’a pas proposé ou mis en œuvre des actions correctives efficaces (article 5 de l’arrêté du 06 juin 2019). En cas de refus de certification auprès d’un organisme certificateur, on ne peut déposer une nouvelle demande avant un délai de 3 mois à compter de la date de refus (article 8 de l’arrêté du 06 juin 2019).

(2) https://www.petite-entreprise.net/

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