Le 12 mai dernier, c’était le grand jour pour mon organisme de formation Opens – l’audit initial de certification Qualiopi®, tant attendu et reporté en raison de la crise sanitaire actuelle, a eu lieu. Résultat des courses : aucune non conformité majeure ni mineure, avis favorable de l’auditrice quant à l’obtention de la certification. C’est à la fois soulagée et satisfaite que j’informe mon réseau professionnel immédiat, composé, entre autre, d’organismes de formation. Parmi toutes les questions qui m’ont été posées, 5 sont systématiquement revenues sur le tapis.
- ➡️est-ce que l’auditrice a été sympa ?
- ➡️ combien de questions a-t-elle posées ?
- ➡️qu’est-ce qu’elle a regardé en particulier ?
- ➡️ est-ce que tu étais vraiment prête avant le jour de l’audit ?
- ➡️ maintenant que tu fais partie du « club », quel est LE conseil à donner ?
J’ai donc décidé de partager avec vous les réponses à ces 5 questions.
✔️Est-ce que l’auditrice a été sympa ?
Je ne pense pas qu’un(e) auditeur(trice) doit être sympa ; ce n’est pas votre « ami » ou votre « collègue », il/elle se doit de garder une certaine distance. Un(e) bon(ne) auditeur(trice), cela dit, vous met en confiance – il /elle va vous questionner pour rechercher l’élément de preuve et non essayer de vous piéger pour trouver la non conformité. Alors la réponse est oui, l’auditrice qui a procédé à l’audit de certification de mon OF a été bienveillante.
✔️Combien de questions a-t-elle posées ?
J’avoue ne pas les avoir comptées mais, à minima, je dirai au moins une quarantaine. Les questions étaient principalement ouvertes, me permettant de présenter à la fois le contexte et les éléments de preuves répondant aux indicateurs ciblés. Donc oui, j’ai beaucoup parlé ! Entre 70 et 80% du temps à vrai dire. Préparez vos bouteilles d’eau, car vous allez être assoiffés à l’issue de votre audit ! 🙂
✔️Qu’est-ce qu’elle a regardé en particulier ?
Principalement, la cohérence de mon explication avec la mise en oeuvre dans mon quotidien professionnel. Ses phrases finissaient très souvent par « très bien, montrez-le moi sur un des dossiers de l’échantillon ». En s’inscrivant dans la continuité des indicateurs 1,2,4, 5, 19, et 22 elle a veillé à vérifier la qualité des prestations dispensées, notamment à travers l’actualisation des informations, des supports, et des compétences pour garantir une transmission de savoirs « à jour ».
✔️Est-ce que j’étais vraiment prête le jour de l’audit ?
Je me sentais prête oui ; mais peut-on considérer être tout à fait prêt(e) pour un audit ? Je ne crois pas. C’est un exercice très particulier. Contrairement à des partenaires, financeurs, ou clients, l’auditeur(trice) n’attend pas de vous que vous « vendiez » votre organisme ou vos prestations, mais que vous présentiez votre fonctionnement. Et souvent, entre ce que nous souhaitons faire et ce que nous pouvons faire réellement, on constate un écart… écart qui peut conduire, dans le cadre du référentiel national qualité, à une non conformité.
✔️Maintenant que tu fais partie du « club », quel est LE conseil à donner ?
Anticipez la préparation de votre audit ! Faites de cette « contrainte » réglementaire, une opportunité d’amélioration continue. Partez de votre organisation en vous posant la question « en quoi mes pratiques actuelles répondent aux indicateurs du référentiel ? », plutôt que de créer des éléments qui « collent » au référentiel. Vous faites surement, déjà, de la « qualité ». Si vous constatez des écarts, c’est à ce moment là qu’il faut « revoir » vos pratiques.
La préparation est une des clés de la réussite de votre audit ; rappelez vous que l’arrêté du 06 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national qualité stipule que « L’absence de preuve le jour de l’audit fera l’objet d’une non-conformité. » Sans préparation, vous encourez le risque de ne pas avoir d’élément(s) de preuve à fournir le jour de l’audit, ou de fournir des éléments de preuve qui couvrent partiellement l’indicateur.
👉 D’autres questions ? Si vous aussi, vous souhaitez me poser une question sur le déroulé de mon audit, n’hésitez pas à la poser en commentaires 👇
