F.A.Q

Cette Foire Aux Questions est dédiée à la Réforme de la formation professionnelle et à la certification R.N.Q « Qualiopi »

Est-ce que j’ai besoin de faire certifier mon OF ?

Seules les actions concourant au développement des compétences qui sont financées en direct par les entreprises et les particuliers ne sont pas impactées par la certification.

Autrement dit, si vous possédez un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) et qu’une entreprise ou un particulier utilisent des financements autres que ses fonds propres pour rémunérer vos actions, vous devrez vous acquitter de la certification.

Qu’est-ce que « Qualiopi » ?

Qualiopi est la marque de certification qualité des prestataires d’actions de formation (OPAC). C’est le nom officiel qui a été attribué à la certification dite « R.N.Q ». Cette marque pourra être délivrée par des organismes certificateurs retenus par le Comité français d’accréditation (Cofrac)..

Si mon OF est certifié mais que je ne fais pas formation dans l'année, est-ce que je perds ma certification ?

Non, votre certification est délivrée à l’issue de l’audit initial, et vérifiée lors de l’audit de surveillance – si vous n’avez pas réalisé de formations concourant au développement des compétences, et que vous avez levé les écarts s’il y en avait lors de l’audit initial, votre certification reste valable. Cela dit, lors de l’audit de renouvellement, posez-vous la question de la nécessité de cette certification ?

Je viens de créer mon OF, est-ce judicieux de le faire certifier alors que je n'ai pas réalisé de formations ?

Oui, et vous serez considérer comme « nouvel entrant » lors de l’audit initial – Vous fournirez les outils que vous avez prévu d’utiliser pour les futures formations. Leur mise en application sera vérifiée lors de l’audit de surveillance.

Quel lien entre le COFRAC et QUALIOPI ?
Afin d’assurer l’impartialité du processus de certification comme défini par la réglementation, le Ministère du Travail a fait le choix de la mise en place d’un dispositif sous accréditation. Ainsi, quel que soit le certificateur choisi, les modalités d’audit et de certification seront identiques, ce qui garantie aux prestataires d’actions concourant au développement des compétences une équité de traitement
 
Histoire : le Cofrac a été sollicité par la Direction générale à l’emploi et à la formation professionnelle (DGEFP) dès 2017 pour participer à de nombreuses décisions, comme celles liées à la réflexion concernant le nouveau référentiel ou encore sur les différentes dispositions propres à la certification.
C’est en 2019, que Le Ministère du Travail a confié au Cofrac la responsabilité d’accréditer selon la norme NF EN ISO/IEC 17065 – relative à la certification des produits, services et processus – les organismes certificateurs intervenant auprès des prestataires de formation.
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La réponse dépend de votre démarche qualité déjà engagée au sein de votre structure – Datadock et Qualiopi permettent de travailler avec les financeurs (OPCO, fonds publics …) dès à présent. Cependant, à partir du 30/12/2020, Datadock ne vous permettra plus de démontrer votre conformité à l’article 6 de la loi du 05 septembre 2018. À compter du 1er janvier 2022, c’est la certification R.N.Q Qualiopi qui deviendra le mode unique de cette démonstration. Néanmoins, Datadock peut constituer une bonne base pour vous permettre de préparer la certification Qualiopi.

Mon OF est « datadocké », est-ce que je dois quand même le faire certifier ?

Oui, car le référencement Datadock ne vous permettra plus de démontrer votre conformité à l’article 6 de la loi du 05 septembre 2018 à compter du 30/12/2020 (surement prolongé jusqu’au 31/12/2021 au regard de la crise sanitaire COVID19). 

Sans la certification Qualiopi, vous vous exposez au refus de référencement et/ou de financement de vos formations par les fonds conventionnels à compter du 01/01/2022

L'obligation est fixée à 2022 - il n'y a donc aucune urgence à faire certifier son organisme

Nous vous conseillons d’enclencher la démarche de préparation et de certification assez rapidement, pour éviter les « embouteillages ».

Pourquoi ? Deux raisons

  • Qualiopi demande une réelle coordination des ressources humaines. En effet, si le référencement Datadock est une démarche asynchrone – l’OF complète et dépose des documents en ligne (1), le financeur effectue un contrôle des pièces pour attribuer le référencement (2) , la certification Qualiopi demande des moyens humains synchrones (auditeur(s) pour l’organisme certificateur et collaborateur(s) pour l’OF, mobilisés ENSEMBLE (1+2) sur le temps de l’audit) ce qui demande une organisation et gestion d’emplois du temps respectifs.
  • Un nombre important d’organismes sur le marché : selon la DARES, en 2018, 63 000 organismes de formation ont été recensés, dont plus de 46 000 ont été référencés Datadock (source datadock) pour, en décembre 2019, 18 organismes certificateurs qui ont été accrédités par le COFRAC (source : ministère du travail)

L’anticipation est donc la meilleure des options pour envisager Qualiopi le plus sereinement possible et être sur de pouvoir travailler en 2022.

Mon OF possède une par une certification reconnue par le CNEFOP, dois-je le faire certifier ?

Oui, la certification est obligatoire ; néanmoins, les autorités compétentes, via les remontées des organismes certificateurs, ont accepté d’adapter la certification pour les organismes possédant une labellisation en cours de validité reconnue par le CNEFOP ; l’audit initial devrait être divisé par deux, et devrait porter sur certains indicateurs (Art 10 de l’Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail)

Les autres labels Qualité ne servent plus à rien !?

Nous vous conseillons de maintenir vos engagements qualité. En effet, la certification est une sorte de « permis de travailler » et non un élément de différenciation.
La démarche qualité est une démarche volontaire, et doit vous permettre de démontrer, à vos clients et partenaires, la force de votre offre de services

Y'a-t-il une continuité entre un label CNEFOP et Qualiopi ?

Oui, car les autorités compétentes, via les remontées des organismes certificateurs, ont accepté d’adapter la certification pour les organismes possédant une labellisation en cours de validité reconnue par le CNEFOP.

La durée de l’audit initial est aménagée* et l’audit porte uniquement sur certains indicateurs* (1 – 2 – 11 – 12 – 22 – 24 – 25 – 26 – 32 + indicateurs spécifiques)

*(Art 10 de l’Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail + « guide de lecture du référentiel qualité »)

Quel est le coût d'un audit ?

Les organismes certificateurs proposent des tarifs similaires, qui peuvent aller de 900 à 1200€ HT / Jour. Pour plus d’informations, il est préférable de prendre attache directement avec eux et de demander un devis

Combien de temps dure un audit initial ?

La durée de l’audit se calcule en fonction du chiffre d’affaires relatif à l’activité de prestataire d’action concourant au développement des compétences, du nombre de sites concernés et du nombre de catégories d’actions pour lesquelles il souhaite être certifié – minimum, il dure une journée sur site.
(Art 4 de l’Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail)
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Vers qui me tourner pour faire certifier mon OF ?

Le ministère de du Travail met à jour régulièrement la liste des organismes certificateurs, c’est-à-dire les organismes autorisés par le Comité français d’accréditation (Cofrac) à réaliser des activités de certification des prestataires d’actions concourant au développement des compétences sur la base du référentiel national de certification qualité (D. 6316-1-1). Pour connaitre la liste, c’est ici

Je suis OF multi-sites, comment se passe l'audit pour moi ?

Les modalités de l’audit pour les organismes multi-sites sont précisées à l’article L 6316-3 du code du travail, point 6.

Entre autre, est considéré comme multi-sites, un organisme qui :

  • possède un seul et unique système qualité
  • a identifié sa fonction centrale qui ne doit pas faire l’objet de sous-traitance : la fonction centrale doit avoir l’autorité organisationnelle pour définir, mettre en place et faire fonctionner le système qualité unique ;

  • a intégré l’ensemble de ses sites dans le programme de surveillance géré par la fonction central

Dans ces conditions, vous pouvez prétendre à l’échantillonnage d’un panel de sites pour l’audit initial, de surveillance et de renouvellement

Attention, l’échantillonnage répond à une règle stricte de calcule, et le panel représentatif est choisi aléatoirement par l’organisme certificateur !

L'audit est il différent selon la taille de l'OF ?

Le processus de certification répond à un unique référentiel – le Référentiel National Qualité, qui est le même pour tous, c’est-à-dire que chaque « OPAC » est évalué selon les même critères.

En fonction de la taille de l’organisme, la durée de l’audit et les éléments de preuve demandés seront différents

L’auditeur prend en compte le contexte de l’audité – par exemple, il n’attendra pas les mêmes éléments de preuve sur la conformité des locaux selon si l’organisme possède des locaux dédiés, ou s’il intervient directement chez ses clients

Comment s’organiser pour l’audit de surveillance et de renouvellement ?

L’audit de surveillance est réalisé entre le 14ème mois et le 22ème mois suivant la date d’obtention de la certification

Si vous n’avez pas continué votre démarche qualité à l’issue de la certification initiale ou que vous n’avez pas mis en place les actions correctives liées aux écarts mineurs constatés, l’audit de surveillance peut donner lieu à un constat de non conformité.
Une certification peut être retirée, suspendue ou réduite dans le cas ou des non conformités ne sont pas levées dans les délais.

Il est donc primordial de maintenir la dynamique engagée pour l’obtention de la certification initiale et d’intégrer une logique de supervision et d’amélioration continue.

L’audit de renouvellement donne lieu a un nouveau certificat et doit se réaliser avant la date d’échéance du certificat .

L’enregistrement à la DIRECCTE est –il toujours nécessaire ?
Il n’est pas nécessaire, il est tout bonnement obligatoire pour être déclaré Organisme de Formation et constitue un prérequis pour être certifié !

Lors du processus de certification, l’auditeur fait preuve d’intelligence situationnelle, et ne va pas demander les mêmes éléments de preuves à un indépendant qu’à un centre disposant de moyens logistiques (salle etc.) pour évaluer sa conformité aux critères du référentiel

Nous travaillons en groupement d’employeurs / solidaire – tout le monde doit-il être certifié ?

Seul le mandataire doit être certifié ; néanmoins, il est vivement conseillé de constituer des groupements avec des prestataires certifiés, pour répondre au critère 6- 27 « Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel »

Nous travaillons avec des sous-traitants (autres organismes, formateurs indépendants...), doivent-ils être certifiés également ?

Non, la certification selon le Référentiel National Qualité Qualiopi (RNQ) n’est pas obligatoire pour le sous- traitant d’un prestataire concourant au développement des compétences. Le RNQ invite le prestataire à s’assurer de la conformité de son sous-traitant aux indicateurs applicables. (critère 6-27)

Je suis formateur/trice indépendant(e), et je n’ai pas de locaux (j’interviens chez mes clients), est-ce que je suis éligible à Qualiopi ?

Le pré-requis pour pouvoir prétendre à la certification Qualiopi, c’est de disposer d’un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) – la forme juridique de votre organisme ne rentre pas en compte dans l’évaluation des pré-requis.

Lors du processus de certification, l’auditeur fait preuve d’intelligence situationnelle, et ne va pas demander les mêmes éléments de preuves à un indépendant qu’à un centre disposant de moyens logistiques (salle etc.) pour évaluer sa conformité aux critères du référentiel

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