D’après l’annexe au projet de loi finance 2021 concernant la formation professionnelle, « plus de cinq millions de formations sont sous traitées chaque année. Le recours à la sous-traitance est fréquent : un quart des organismes de formation y ont recours » (données 2018).
Ces éléments nous montrent bien que l’utilisation de la sous-traitance fait pleinement partie du modèle économique des organismes concourant au développement des compétences ; à ce titre, il est donc primordial que cette modalité organisationnelle soit intégrée au système qualité de l’organisme « commanditaire », notamment dans le cadre de sa démarche de certification Qualiopi®
En effet, le Référentiel National Qualité dispose d’un indicateur dédié à l’activité externalisée des organismes de formation (Critère 6, indicateur 27) qui stipule que « Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel. » L’objectif est de « démontrer les dispositions mises en place pour vérifier le respect de la conformité au présent référentiel par le sous-traitant ou le salarié porté. » Oui, mais comment faire ? Nous élaborons avec vous quelques pistes de réflexion sur le sujet 👇
Mais avant, attardons-nous sur quelques rappels réglementaires.
La sous-traitance est notamment encadré par La loi n° 75-1334 du 31 décembre 1975 (modifiée) qui définit le régime général de la sous-traitance applicable aux contrats publics ou privés, qu’ils constituent ou non des marchés publics. : » La sous-traitance est l’opération par laquelle un entrepreneur confie par un sous-traité, et sous sa responsabilité, à une autre personne appelée sous-traitant l’exécution de tout ou partie du contrat d’entreprise ou d’une partie du marché public conclu avec le maître de l’ouvrage. »
Dans le secteur de la formation, Il est important de noter que le recours à la sous-traitance est régi par un certain nombres d’obligations (1)*:
A titre d’exemple, le commanditaire -l’organisme qui contractualise avec le client – a l’obligation de justifier de la relation entre les « titres et qualités des personnels d’enseignement et d’encadrement » et » les prestations réalisées [par ces mêmes personnels] dans le champ de la formation professionnelle. » (Art. L6352-1 du Code du travail). Dans le cas de la sous-traitance, il faut donc être en capacité de pouvoir justifier des qualités du sous-traitant au regard de la mission confiée.
💡Impact pour le sous-traitant : fournir les éléments de preuve nécessaires à l’organisme commanditaire (CV à jour, copie des diplômes etc…)
💡 Impact pour le commanditaire : vérifier que les éléments fournis correspondent aux attentes et s’assurer de leur actualisation en fonction des prestations sous-traitées
De même, il ne faut pas oublier que « Toute personne qui réalise des prestations de formation professionnelle continue dépose auprès de l’autorité administrative une déclaration d’activité, dès la conclusion de la première convention de formation professionnelle ou du premier contrat de formation professionnelle. » (Art. L6351-1 du Code du travail)
💡Impact pour le sous-traitant : réaliser la déclaration d’activité auprès des services de la DIRECCTE de son territoire (et donc, s’acquitter des obligations réglementaires, comme la réalisation du Bilan Pédagogique et Financier chaque année)
💡Impact pour le commanditaire : renseigner les activités sous-traitées dans le cadre de son BPF – à ce sujet, nous vous recommandons le replay du webinar de Centre Inffo
Enfin, concernant la protection des données personnelles, un sous-traitant peut être amené à traiter les données fournies par le commanditaire, alors « responsable de traitement » selon les dispositions du Régime Général de la Protection des Données.
💡Impact pour le sous-traitant : il doit être en mesure de garantir au commanditaire qu’il est en capacité technique et organisationnelle de traiter les données selon les exigences du RGPD.
💡 Impact pour le commanditaire : Penser à matérialiser ces engagements dans le contrat de sous-traitance, qui indique les rôles de chaque partie.
Les bonnes pratiques de « régulation et d’animation » de son réseau de partenaires
Même si la certification Qualiopi® est une certification de processus (et non un contrôle réglementaire), les différentes obligations que nous venons d’énumérer peuvent constituer une base pour répondre aux exigences du référentiel. Nous vous illustrons, à titre d’exemples, quelques pratiques professionnelles observées sur le terrain qui pourront vous inspirer.
Situation OF 1 : Ils ont souhaité déterminer les compétences nécessaires à la réalisation de leurs formations, et confronter les compétences du sous-traitant pour en vérifier l’adéquation (Objectif : répondre à l’obligation réglementaire et apporter un élément de preuve à présenter pour le critère 5, indicateur 21)
Solution(s) adoptée(s) : construction d’un process de recrutement adapté un utilisant un tableau excel (possible également sous libreoffice ou googlesheet) pour formaliser, objectiver les attendus. Le choix du tableur a été réalisé afin de faciliter les éléments de saisie (et éviter les comptes rendu d’entretiens longs et parfois, peu structurés) et surtout pour gagner du temps dans la saisie des contrats de sous-traitance, en utilisant la fonction publipostage.
Situation OF 2 : Pour organiser le recours à la sous-traitance, ils ont souhaité consolider et formaliser leurs besoins en personnels . (Objectif : répondre à l’obligation réglementaire, et apporter un élément de preuve à présenter pour le Critère 4, indicateur 18, et Critère 6, Indicateur 27)
Solution(s) adoptée(s)
– élaboration du contrat de sous-traitance par un cabinet juridique pour sécuriser la valeur d’usage du document (couts estimatifs entre 120 et 400€ HT) Le contrat fixe, entre autre, les règles de la collaboration, notamment en termes de moyens alloués, de résultats attendus, de procédures à respecter, d’évaluation des parties prenantes et de possibilités de contrôles des activités réalisées.
– Etablissement d’un planning partagé sur google agenda avec les différents intervenants, pour planifier les interventions nécessaires, mais aussi pour connaitre leurs disponibilités afin de les solliciter en conséquence (besoin inopiné par exemple)
Situation OF 3 : ils ont souhaité homogénéiser les pratiques professionnelles et échanger sur la qualité des prestations attendue, voulue, réalisée et perçue afin d’en mesurer les écarts pour améliorer collectivement la prestation (Objectif : apporter un élément de preuve pour répondre au critère 5, indicateur 21 et critère 7, indicateur 32)
Solution(s) adoptée(s) : Animation d’une communauté de pairs (groupe privé) sur un réseau social dédié ; utilisation d’une solution de chat (slack, rocket chat)
Situation OF 4 : ils ont souhaité recueillir les appréciations des sous-traitants et évaluer la qualité de la collaboration (Objectif : apporter un élément de preuve pour répondre au critère 5, indicateur 21 et critère 7, indicateur 30)
Solution(s) adoptée(s) : création d’un google form en deux sections : 1) questionnaire de satisfaction à destination du sous-traitant / 2) évaluation par le commanditaire du sous-traitant. Un échange téléphonique ou physique est prévu pour débriefer sur les résultats. Le document est conservé dans le dossier du sous-traitant.
Et la démarche qualité dans tout ça ?
J’entrevois déjà certains me dire que les exemples proposés, répondent peut-être à une obligation réglementaire et/ou à un ou deux critères d’un référentiel, mais sont insuffisant pour constituer une démarche qualité…. et ils auraient raison de le souligner. Les exemples que je viens de vous énumérer sont sortis de leur contexte, et ont, au préalable, fait l’objet d’une réflexion plus poussée – énumérés ainsi, ils me permettent de vous illustrer le côté réalisable de la mise en oeuvre de certaines pratiques. Cependant, ils ne peuvent (et ne doivent) pas être appliqués tels quels sans réflexion stratégique préalable. Toute démarche qualité, pour qu’elle soit viable, doit servir une finalité. La finalité ne peut pas se baser uniquement sur le respect d’une réglementation ou l’obtention d’une certification mais bien de vous permettre de gagner en légitimité, en sérénité, en sécurité et/ou en efficacité, le tout, pour garantir le meilleur service à vos clients.
(1)*Nous abordons ici succinctement certains points réglementaires – N’hésitez pas à aller plus loin en suivant l’index ci-dessous :
Organisme de formation, organisation et sous-traitance :
RGPD :
